Giriş
Günümüzde işletmeler müşterilerine e-posta, SMS veya telefon yoluyla ticari ileti gönderebilir. Ancak bunu yapan tüm firmalar İYS kurallarına uymak zorundadır. İleti Yönetim Sistemi (İYS), ticari iletileri yasal çerçevede yönetmenizi sağlayan ulusal bir platformdur.
Bu sistem müşteri onaylarını merkezi olarak saklar. Böylece izinsiz mesajların önüne geçilir ve tüketici tercihleri korunur. Dolayısıyla İYS uyumu sadece büyük e-ticaret sitelerini kapsamaz. Kampanya duyurusu, promosyon veya bilgilendirme yapan tüm hizmet sağlayıcı şirketleri de yakından ilgilendirir.
İYS uyumu neden önemlidir? Çünkü İYS’ye kaydolmamak ya da kurallara uymamak ciddi sonuçlar doğurur. İşletmeler hem yasal yaptırımlarla hem de itibar kaybıyla karşı karşıya kalır. Örneğin, izinsiz bir e-posta kampanyası işletmenize binlerce liralık ceza getirebilir.
Bu yazının devamında İYS’ye uyumsuzluğun doğuracağı riskleri ele alacağız. İdari para cezaları, şikayet süreçleri, marka güvenine etkiler ve teknik sorunlar bu başlıklar arasındadır. Ayrıca sık yapılan hataları vurgulayarak bunlardan kaçınmanızı sağlayacak ipuçları sunacağız.
İçeriğin sonunda İYS’ye geçiş sürecini kolaylaştıracak öneriler bulacaksınız. Ayrıca Makdos’un bu alandaki çözümleri hakkında bilgi edineceksiniz. Böylece yasal mevzuata uygun hareket edersiniz ve cezalardan korunursunuz. Aynı zamanda müşteri güvenini sarsmadan iletişimi sürdürürsünüz.
6563 Sayılı Kanun ve İYS Uyum Zorunluluğu
6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Türkiye’de ticari elektronik iletilerin kurallarını belirleyen temel yasadır. 2015 yılında yürürlüğe giren bu kanun, işletmelere önemli bir kurallar getirdi. İşletmeler artık onay almadan reklam içerikli e-posta, SMS ya da telefon araması yapamaz.
Kanuna göre hizmet sağlayıcı konumundaki gerçek ya da tüzel kişiler bir kurala uymak zorundadır. Ticari elektronik ileti göndermeden önce mutlaka alıcının açık onayı alınmalıdır. Onay; yazılı belge, web formu, SMS doğrulaması gibi yöntemlerle elde edilebilir ve ispat yükümlülüğü işletmeye aittir.
Bu yasal çerçeveye ek olarak önemli bir kural vardır. Her ticari iletide alıcıya kolay erişilebilir bir “ret hakkı” (opt-out) sunulmalıdır.
Alıcılar hiçbir gerekçe göstermeden reddetme hakkına sahiptir. Bu ret talebi en geç 3 iş günü içinde işleme alınmalıdır. İleti üzerinde abonelikten çıkma linki koymamak veya ret taleplerini geciktirmek kanun ihlaline girer.
İşletmelerin İYS’ye uyum sağlaması, 2020 itibarıyla merkezi bir zorunluluk haline geldi. Ticaret Bakanlığı, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ni (TOBB) bu konuda yetkilendirdi. TOBB bünyesinde kurulan bu sistem, tüm ileti izinlerini tek merkezde toplayan ulusal bir veritabanı işlevi görmektedir.
İYS’ye kayıt olmak tüm hizmet sağlayıcılar için zorunludur. Ayrıca onayların sisteme işlenmesi ve yeni alınan izinlerin belirlenen sürelerde bildirilmesi gerekir. Düzenlemeler bu durumu net biçimde belirtir. İYS’ye kayıtlı olmayan veya izinlerini güncel tutmayan işletmeler ticari ileti gönderemez.
Başka bir deyişle, bir firmanın yalnızca müşterilerinden izin alması yeterli değildir. İzinler İYS’ye işlenmedikçe e-posta veya SMS göndermesi yasal değildir.
Kanuna uyumun ihmal edilmesi durumunda uygulanacak yaptırımlar yine 6563 sayılı Kanun’un 12. maddesinde tanımlanmıştır. İzinsiz iletiler için idari para cezaları bu maddenin en önemli kısmıdır.
Örneğin kanuna aykırı biçimde onaysız mesaj gönderen işletmeleri mesaj başına binlerce TL’ye varan cezalar beklemektedir. Üstelik ihlal toplu gönderim şeklinde yapılırsa ceza daha da artar. Tutar, her bir alıcı için ayrı ayrı hesaplanır ve 10 kata kadar yükselebilir.
Kısacası, birkaç yüz kişiye izinsiz e-posta göndermek ciddi sonuçlar doğurur. Bu ihlal, on binlerce TL’lik ceza riskini beraberinde getirir.
İYS, yalnızca pazarlama amaçlı iletileri değil, ticari ileti tanımına giren her türlü duyuruyu kapsar. E-posta bültenleri, SMS kampanyaları, müşteri memnuniyet anketi davetleri dahi onay gerektirir. KOBİ’lerden büyük şirketlere kadar tüm sektör oyuncuları bu düzenlemeye dahildir.
Örneğin küçük bir restoran, kampanya mesajlarını gönderirken de İYS kurallarına uymalıdır. Uymadığı takdirde kanuni yaptırımla karşılaşabilir. Özetle İYS’ye uyum sağlamamak bir tercih değil, tüm işletmeler için kaçınılmaz bir yasal sorumluluktur. Bu sorumluluğun yerine getirilmemesi durumunda karşılaşılacak cezai yaptırımları ve riskleri aşağıda ayrıntılarıyla inceleyeceğiz.
Uyum Sağlamamanın Yasal Sonuçları
İYS kurallarına uymayan şirketleri ilk etapta idari para cezaları bekler. Ticaret Bakanlığı, şikayet veya denetimler yoluyla tespit ettiği ihlallerde kanunun öngördüğü cezaları uygular. 6563 sayılı Kanun’un “Cezai Hükümler” başlıklı 12. maddesine göre:
- Onaysız İleti Gönderimi: Onay alınmadan mesaj göndermek ya da içeriği verilen onaya aykırı hazırlamak ciddi bir risktir. Hizmet sağlayıcıya, bir ileti için binlerce lira idari para cezası verilebilir.
Bu tutar her alıcı için ayrı ayrı hesaplanır. Aynı anda birden fazla kişiye izinsiz ileti gönderildiğinde toplam ceza 10 kata kadar çıkabilir. Yani tek bir kampanyayla bile on binlerce TL ceza riski mevcuttur. - Ret Hakkını İhlal: Her ticari iletide alıcıya ücretsiz ve kolay erişilebilir bir ret hakkı sunulmalıdır. Bu hakkın yer almaması ciddi bir ihlaldir. Kanun, ret bildirimine ilişkin yükümlülüklere uyulmaması halinde on binlerce TL’ye varan ceza öngörmektedir.
Özellikle e-posta ve SMS’te abonelikten çıkış linki veya “STOP” mesaj hakkı bulunmalıdır. Bu seçenekleri sunmamak, ilgili kapsamda ihlal sayılır. - İYS’ye Kayıt Olmama: Kanun ve ilgili Yönetmelik, hizmet sağlayıcıların İYS’ye kaydolmasını zorunlu kılar. Ayrıca mevcut onayların sisteme aktarılması gerekir. İYS kaydı olmadan pazarlama iletilerine devam eden firmalar ceza alabilir.
Ayrıca Ticaret Bakanlığı tarafından faaliyetleri kısıtlanma riskiyle karşılaşır. Nitekim Reklam Kurulu, onaysız ileti gönderen şirketlere reklam yasağı getirebilir. Ayrıca BTK gibi kurumlar elektronik ileti gönderme hizmetlerini geçici olarak durdurabilir. Bu tür yaptırımlar, ihlalin ciddiyetine ve tekrarına bağlı olarak uygulanır.
İYS kaydı olmadan veya alıcı onayı almadan ticari elektronik ileti göndermek yasaktır. 6563 sayılı Kanun’a göre izinsiz gönderilen her ileti için binlerce TL ceza uygulanabilir. Aynı ihlal tekrarlanırsa yaptırımlar katlanarak artar.
- Şikayet ve Denetimler: İYS’ye uyum sağlamayanların yakalanması sadece resmî denetimlerle sınırlı değildir. Alıcılar (tüketiciler), kendilerine gönderilen izinsiz iletileri şikayet etme hakkına sahiptir. Vatandaşlar rahatsız oldukları iletileri kolayca bildirebilir.
Bunun için Ticaret Bakanlığı’nın sunduğu TİSS sistemi veya doğrudan ticaret il müdürlükleri kullanılabilir. Üstelik şikayet başvurusu, iletinin gönderildiği tarihten itibaren 3 ay içinde yapılabilir. Bu da, bir ihlal gerçekleştiğinde aylar sonra bile cezai sürecin tetiklenmesi anlamına gelir. Bakanlık, gelen şikayetleri değerlendirerek ilgili şirket hakkında soruşturma başlatabilir ve suçlu bulursa para cezası keser. - Hukuki Sorumluluklar: İYS kurallarını ihlal eden işletmeler sadece idari para cezasıyla kalmayabilir. Kanunsuz ticari iletiler tüketicileri veya rakip işletmeleri mağdur edebilir. Bu durumda ilgili firma hakkında hukuki işlem başlatılabilir. Örneğin, kişilik haklarının ihlali veya taciz gerekçesiyle tazminat davaları açılması mümkündür.
İzinsiz iletiler aynı zamanda kişisel verilerin izinsiz kullanımını içerir. Bu nedenle KVKK kapsamında cezalar da gündeme gelebilir. Nitekim KVKK’ya göre onaysız şekilde e-posta/telefon gibi kişisel verileri pazarlama için kullanmak, milyon TL’ye varan idari para cezaları ile sonuçlanabilir. Bu yüzden İYS’ye uyum, aynı zamanda veri gizliliği yasalarına uyum demektir.
Yukarıdaki maddeler, İYS kurallarına uymamanın yasal boyutunu gözler önüne sermektedir.
Özetle, İYS’ye kayıt olmadan ticari ileti gönderen hizmet sağlayıcı büyük risk alır. Bu durum ağır para cezalarına, reklam yasaklarına, iletişim hizmetlerinin engellenmesine ve hukuki yaptırımlara yol açabilir. Bu durum yalnızca kâğıt üzerindeki bir risk değildir. Geçmişte pek çok şirket izinsiz ileti yüzünden yüksek cezalar ödemiş, hatta kamuoyu karşısında itibarını kaybetmiştir.
Ticari Riskler (Müşteri Güveni ve Marka İtibarı)
Yasal yaptırımların yanı sıra, İYS uyumuna özen göstermemek ticari itibarınıza ve müşteri ilişkilerine de ciddi zararlar verebilir. Günümüzün bilinçli tüketicileri, kendilerinden habersiz veya istekleri dışında gelen reklam mesajlarına karşı son derece hassastır. Bu nedenle izinsiz gönderimler, kısa vadede ceza gelmese bile uzun vadede marka güvenini sarsan bir etki yaratır.
Müşteri Güveni: Mesaj almak istemeyen bir müşteriye sürekli e-posta veya SMS göndermek büyük bir hatadır. Bu durum müşterinin gözünde tacizkâr ve saygısız bir tutum olarak görülür. Bu da işletmeye duyulan güveni azaltır.
Örneğin, bir kullanıcı abonelikten çıktığı halde sizden e-posta almaya devam ediyorsa, markanız hakkındaki olumsuz düşünceleri pekişir. İYS’ye uyumlu davranmamak, müşteri deneyimini olumsuz etkileyerek sadık müşterileri bile kaybetmenize yol açabilir. Tam aksine, izinsiz ileti göndermeyen şirketler öne çıkar. İzin ve gizliliğe saygı gösterdikleri için müşterilerin gözünde daha güvenilir bir imaj yaratırlar.
Marka İtibarı: İYS kurallarına uyulmadığında şikâyetler yalnızca resmi mercilere iletilmez. Aynı zamanda sosyal medya ve forumlarda da hızla yayılabilir. Spam gönderici olarak anılmak, bir markanın dijital itibarına büyük darbe vurur. Özellikle rakiplerin bulunduğu pazarlarda, müşterilerin sizden gelen iletileri spam olarak bildirmesi markanızın değerini düşürebilir.
Olumsuz yorumlar veya şikayetler dijital ortamda kalıcı izler bırakır. Yeni müşteri kazanmak istediğinizde, şirket isminizle arama yapan bir potansiyel müşteri karşısında spam şikayetleri görmek istemezsiniz. Yani, İYS uyumu işletmenizi itibar kaybına karşı koruyan bir kalkan gibidir. Bu kalkanı bırakmak, markanızı hedef haline getirir.
İletişim Kanallarının Verimliliği: İzinli iletişim listeleriyle çalışmak, pazarlama kampanyalarının etkinliğini de artırır. İYS’ye uygun şekilde izin aldığınız bir kitleye mesaj göndermek önemlidir. Böylece gerçekten ilgilenen kişilere ulaşırsınız ve geri dönüş oranlarınız yükselir.
Tersi durumda, ilgi göstermeyen veya habersiz alıcılara gelişigüzel e-postalar atmak, kampanya verimliliğini de düşürür. Gönderimleriniz spam filtrelerine takılabilir, açılma/okunma oranları çok düşük kalabilir. Bu da aslında pazarlama için harcadığınız kaynakların boşa gitmesi demektir.
Dahası, e-posta alan adınız veya IP adresiniz sürekli spam bildirimi alıyorsa risk altındadır. Bu durumda servis sağlayıcılar sizi kara listeye alabilir. Bu durumda izinli müşterilere göndereceğiniz meşru e-postalar bile doğrudan spam klasörüne düşebilir. Yani İYS uyumsuzluğu, e-posta gönderim altyapınızın itibarını da zedeleyerek genel iletişim başarınızı baltalar.
Teslimat ve Erişim Sorunları: İYS’ye kayıt olmadan alternatif yollarla (ör. kayıt dışı SMS veya toplu e-posta araçları) gönderim yapmak denemesi zordur. Bu yaklaşımlar genellikle teknik engellemelerle veya teslimat sorunlarıyla sonuçlanır.
Operatörler, İYS’ye kayıtlı olmayan şirketlerin toplu SMS gönderimini engelleyebilir. Ayrıca mesajlara “onaysız” ibaresi ekleyerek alıcıları uyarabilir. Büyük e-posta sağlayıcıları arasında Gmail ve Outlook gibi hizmetler yer alır. Bu servisler, spam şikâyeti çok olan alan adlarından gelen iletileri otomatik olarak filtreler.
Sonuç olarak, İYS’ye uyum sağlamamak, kampanyaların hedef kitlenize ulaşmaması riskini doğurur. Mesajlar teknik olarak gönderilmiş olsa bile müşterilerin inbox’ına düşmeyebilir veya cep telefonlarına ulaşmayabilir. Bu da satış fırsatlarının kaçırılması, müşteriyle etkileşim kuramama gibi ticari zararlara yol açacaktır.
Özetle, İYS kurallarına uymamak ticari açıdan hem müşteri kaybı hem de pazar itibarı kaybı anlamına gelir. İzinsiz iletiler mevcut müşterilerin sizden uzaklaşmasına yol açar. Aynı zamanda potansiyel müşteriler de markanızı spamci bir firma olarak görebilir. Bu durum, rakipleriniz karşısında dezavantajlı konuma düşmenize neden olur.
Unutmayalım ki günümüzde müşteri güveni kazanmak yıllar alırken, kaybetmek bir iki kötü tecrübeye bakar. İYS uyumu ise bu güvenin zedelenmesini önleyecek en temel adımlardan biridir.
Teknik Riskler ve Operasyonel Aksaklıklar
İYS’ye uyum sağlamamak, teknik ve operasyonel açıdan da bir dizi riski beraberinde getirir. İleti izinlerinin merkezi bir sistemde yönetilmemesi, zamanla dağınık veri, hatalı gönderim ve kontrol zorluğu yaratır. İşte dikkat edilmesi gereken teknik riskler:
Veri Senkronizasyonu ve Güncellik: İYS’ye entegre olmadan Excel listeleri veya manuel kayıtlarla onayları tutabilirsiniz. Ancak bu durumda yeni izinleri veya ret bildirimlerini zamanında güncelleyememe riski ortaya çıkar. Oysa kanunen işletmeler, yeni aldıkları her onayı 3 iş günü içinde İYS’ye bildirmekle yükümlüdür.
İYS dışında kendi sisteminizde izin topladığınızda bu süreyi kaçırma olasılığınız yüksektir. Süresi içinde İYS’ye bildirilmeyen izinler geçerli sayılmaz ve bu kişilere ticari ileti gönderemezsiniz. Dolayısıyla teknik uyum eksikliği, bir müşteriden aslında aldığınız iznin geçersiz duruma düşmesine yol açabilir. Bu da pazarlama çalışmalarının kapsama alanını daraltan bir aksaklıktır.
Manuel Hata Riski: İYS entegrasyonu olmadan çalışan firmalar genellikle periyodik olarak .csv dosyalarıyla toplu izin yüklemesi yaparlar veya listeleri elle güncellerler. Bu manuel işlemler sırasında hata yapma olasılığı çok yüksektir.
Örneğin bir kullanıcının abonelik iptalini listeden silmeyi ihmal edebilirsiniz. Yanlış eklenen bir e-posta adresi ise onaysız mesaj ulaştırmanıza neden olabilir. İYS’nin REST API’leri aracılığıyla tam otomasyon sağlanmadığında, insan hatası faktörü devreye girer.
Sonuçta küçük bir dalgınlık veya eksik işlem yasal bir ihlale yol açabilir. Böyle bir durumda siz farkında olmadan ceza riskiyle karşılaşırsınız.
Tutarsız İzin Kayıtları: Özellikle fiziksel mağaza, web sitesi ve çağrı merkezi gibi kanallardan izin almak mümkündür. Fakat İYS’ye entegre olunmazsa kayıtlar arasında tutarsızlık yaşanır. Web sitenizde alınan izinler farklı olabilir.
Örneğin müşteri yalnızca e-posta izni verir ama veri tabanları hatalı birleştirilirse ona SMS gönderilebilir. İYS, farklı kanallardan toplanan tüm izinleri merkezi bir platformda birleştirir ve tutarsızlıkları önler. Bu entegrasyon yoksa, kendi sistemleriniz arasında tutarlılık sağlamak oldukça zahmetli olacak, kaçınılmaz olarak bazı hatalar yaşanacaktır. Teknik açıdan API entegrasyonu ile otomatik güncelleme yoksa sorun çıkar. Müşteri “RET” dediğinde bu bilgi sistemlerinize yansımaz ve yanlışlıkla ona yeniden ileti göndermeniz gibi riskler meydana gelebilir.
Spam ve Engelleme Riskleri: Teknik uyumsuzluğun bir diğer boyutu da gönderim altyapınızın riskleridir. E-posta gönderiminde, eğer İYS onayı olmadan toplu mail yapıyorsanız büyük olasılıkla çok sayıda spam şikayeti alırsınız.
E-posta servis sağlayıcıları, IP adresinizi veya etki alanınızı “güvenilmez” olarak kaydedebilir. Bu, gelecekte izinli gönderilerin bile teslimat oranlarını düşürür. SMS gönderiminde ise operatörler, İYS ile entegre olmayan izinsiz toplu SMS trafiğini tespit ederek engelleyebilir. Mesajlarınız müşterilere ulaşmadan filtrelenebilir veya operatör tarafından geçici olarak SMS gönderim hattınız kısıtlanabilir. Bu gibi teknik engellemeler, pazarlama kampanyalarının boşa çıkmasına sebep olur.
Özellikle kampanya dönemlerinde (bayram, indirim günleri) böyle bir engelle karşılaşmak, operasyonel planlarınızı altüst edebilir.
Artan Operasyonel Yük: İYS’ye uyum sağlamamak, “hiçbir şey yapmamak” anlamına gelmez. Aksine, bu durum kendi başınıza daha fazla çaba harcamanızı gerektirir. Örneğin, İYS olmadan her yeni abonelikte manuel onay almanız gerekir.
Bu onayları veri tabanına kaydetmeli ve ret taleplerini tek tek takip etmelisiniz. Bu iş yükü, büyüyen müşteri listeleriyle orantısız biçimde artar ve şirketinizin operasyonel verimliliğini düşürür. Ayrıca personelinizin zamanını alarak asıl işine odaklanmasını engeller. Yönetim paneli ve API entegrasyonu, İYS’nin en büyük kolaylıklarıdır.
Bu sayede işlemler otomatikleşir, fakat uyum göstermeyen işletmeler bu avantajı kaybeder. Kısacası teknik entegrasyona direnmek, uzun vadede size daha fazla operasyon maliyeti ve iş yükü olarak geri döner.
KVKK ve Güvenlik Açıkları: Teknik bir platform olan İYS, aynı zamanda veri güvenliği yüksek bir altyapıdır. Onay kayıtlarını kendi sisteminizde tutarken güvenlik açıkları ortaya çıkabilir (veri şifreleme eksikliği, yedeklemelerin unutulması vb.). İYS ise tüm izin verilerini zaman damgasıyla kayıt altına alıp güvenli biçimde saklar.
Sisteme entegre olmamak, bu güvenlik avantajından da feragat etmektir. İzin kayıtlarınızın bir yedeğini unutmak, sunucu arızası nedeniyle veri kaybı yaşamak gibi riskler mevcut olur. Bu gibi durumlarda bir denetimde kanıt sunamamak daha büyük cezaları tetikleyebilir.
Örneğin bir şikayet durumunda “filancadan onay almıştım” diyeceğiniz belgenin silinmesi veya bulunamaması sizi savunmasız bırakır. Oysa İYS’ye işlenmiş her onay, yasal olarak geçerli bir kayıt niteliğindedir ve denetimlerde sizi korur.
Özetlemek gerekirse, İYS entegrasyonundan kaçınmak teknik ve operasyonel açıdan sürdürülebilir değildir. İlk etapta sistem kurulumundan kaçmak kolay görünebilir. Ancak uzun vadede hata riski, veri karmaşası, iletilerin engellenmesi ve iş gücü kaybı gibi sorunlar ortaya çıkar. Bu sorunlar eninde sonunda yasal yaptırımlara ya da müşteri şikayetlerine bağlanır ve şirketinize zarar verebilir.
Sık Yapılan Hatalar ve Riskli Uygulamalar
İYS uyum sürecinde şirketlerin düştüğü bazı yaygın hatalar vardır. Bu hatalı uygulamalar, hem yasal riskleri artırır hem de yukarıda bahsedilen ticari ve teknik sorunlara davetiye çıkarır. Aşağıda, İYS konusunda sıkça karşılaşılan yanlış adımlar ve bunların yol açtığı riskleri bulabilirsiniz:
- İYS’ye Kayıt Olmadan İleti Göndermek: En kritik hata, İYS’ye hiç başvuru yapmamaktır. Şirket bu durumda eski yöntemlerle pazarlama iletişimine devam eder. Bazı işletmeler “küçük ölçekliyim, fark edilmem” düşüncesiyle kayıt olmadan e-posta/SMS atabiliyor.
Bu son derece risklidir; kanunen İYS’ye kaydolmadan ticari elektronik ileti gönderemezsiniz. Fark edilmeme ihtimaline güvenerek hareket etmek, ilk şikayette ağır cezalara maruz kalmak anlamına gelir. Üstelik 5.000’den az izinli adresi olan KOBİ’ler için İYS kullanımı ücretsizdir. Yani küçük şirketlerin dahi “maliyet” bahanesi olamaz, İYS’den kaçınmanın rasyonel bir gerekçesi yoktur. - Onayları Geç veya Eksik Bildirmek: İYS’ye kayıtlı olmak tek başına yeterli değildir. Mevcut izinleri zamanında yüklememek ya da yeni onayları 3 gün içinde sisteme işlememek en yaygın hatalardır. Özellikle eski müşteri listelerini sisteme aktarmayı unutan şirketler, ellerindeki izinlerin yasal geçerliliğini kaybetmesine yol açar.
Bir diğer senaryo, fiziki ortamda (mağaza, fuar vs.) alınan onayların dijital sisteme işlenmesinin ihmal edilmesidir. Bu durumda kağıt üzerinde onayınız olsa bile İYS’de olmadığı için hukuken geçersiz sayılır. Sonuç olarak izinli sandığınız kişilere aslında izinsiz ileti göndermiş pozisyonuna düşersiniz. - Mesajlarda Ret (İptal) Seçeneği Koymamak: Bazı şirketler e-postalarına abonelikten çıkma linki eklemeyi unutabiliyor. Benzer şekilde SMS gönderimlerinde “IPTAL” gibi bir çıkış mekanizması sunmuyorlar. Bu, hem kanuna aykırı hem de müşteri açısından sinir bozucu bir uygulamadır. 6563 sayılı Kanun’a göre her ticari iletide ret hakkı belirtilmesi zorunludur. Bu hakkı vermemek, doğrudan ceza sebebidir ve şikayet edilme olasılığını katbekat artırır.
Ayrıca ret imkanı sunulmaması, müşterinin gözünde firmanızı agresif ve güvenilmez kılar. Bu hataya düşmemek için her e-posta şablonuna çıkış linki ekleyin. SMS başlıklarında da kolay anlaşılır bir “IPTAL” yöntemi bulunsun. - İzin Kapsamını Aşmak: Müşteriden bir kanal veya konu için alınan izni farklı amaçlarla kullanmak risklidir. Bu uygulama hukuki ve itibar sorunlarına yol açabilir. Örneğin müşteri yalnızca e-posta izni verdiyse ona SMS göndermek yanlıştır. Benzer şekilde kampanya duyurusu için izin alındığında anket veya kutlama mesajı yollamak da hatalıdır.
Alınan onay, kapsam ve kanal açısından sınırlıdır; bunu aşan her kullanım izinsiz sayılır. Dolayısıyla “nasılsa elimizde e-postası var, SMS de atalım” demek sizi cezai sorumluluğa sokabilir. Müşterilerin onayladığı ileti sıklığını aşmak da hatalıdır. Örneğin ayda bir bekleyen bir kişiye haftada iki mesaj göndermek şikâyet riskini artırır. İzinli pazarlama yaparken bile makul bir iletişim sıklığına ve onayın ruhuna sadık kalınmalıdır. - B2B (İşletmeden İşletmeye) İletişimde Muafiyet Sanmak: Bazı şirketler mesajlarını sadece diğer firmalara veya esnafa gönderiyor olabilir. Bu durumda İYS’ye gerek olmadığını düşünmek yanlıştır. Kanun, esnaf ve tacirlere onay olmadan ileti gönderimine izin verir.
Ancak bu durum, İYS’ye kayıt zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Yine de bu tür iletilerin de İYS üzerinden yönetilmesi ve alıcıların istemediği takdirde reddedebilmesi gerekir. Dolayısıyla B2B iletişim yapıyorum diyerek İYS’yi es geçmek büyük hatadır. Üstelik hangi alıcının gerçekten esnaf ya da tacir olduğunu ayırt etmek zordur.
Yanlışlıkla bireysel bir adresi bu gruba dahil ederseniz onaysız gönderim yapmış olursunuz. En doğru yaklaşım, B2B pazarlama yaparken bile İYS’ye kayıt olmaktır. Tüm gönderimler bu sistem üzerinden izinli şekilde yapılmalıdır. - “Bilgilendirme” Adı Altında Reklam Göndermek: Bazı firmalar yasal boşluklardan yararlanmak ister. Bu nedenle pazarlama mesajlarını bilgilendirme mesajı gibi göstermeye çalışır. Bazı şirketler farklı taktiklere başvurur.
Örneğin “Hesap Özetiniz” başlığı altında reklam göndermek veya sipariş bildirimine reklam eklemek bu yöntemlerden bazılarıdır. Bu tarz uygulamalar, alıcı tarafında aldatılmışlık hissi yaratır ve hemen şikayet edilmeye müsaittir. Operasyonel bildirimler (ör. fatura veya kargo bilgisi) genelde kanun kapsamı dışında kalır.
Ancak bu iletilerde tanıtım ya da promosyon varsa, mesaj ticari ileti kabul edilir ve onay gerekir. “Nasıl olsa müşterimiz, bir kampanya bilgisini faturayla birlikte verelim” demek riskli bir yaklaşımdır. Sırf İYS’den kaçınmak için bu tarz kandırmacalara girmek, yakalanırsanız çok daha ağır yaptırımlarla yüzleşmenize sebep olabilir.
Yukarıdaki maddelerden görüldüğü üzere, İYS uyum sürecinde yapılan hatalar işletmeyi bekleyen riskleri katbekat artırmaktadır. Bu hatalardan kaçınmak için:
- İYS mevzuatını iyi anlamalı ve şirket içinde bu konuda bir politika oluşturmanız gerekir.
- Tüm çalışanlara (özellikle pazarlama ve müşteri iletişim departmanlarını) İYS kuralları hakkında bilgi vermelisiniz.
- Düzenli aralıklarla İYS kayıtlarınızı ve izin listenizi gözden geçirip güncel tutmalısınız.
- Bir içeriğin ticari ileti sayılıp sayılmayacağı konusunda tereddüt edebilirsiniz. Böyle durumlarda güvenli tarafta kalın, ya onay alın ya da içeriği göndermeyin.
Doğru adımlarla İYS uyumu sağlandığında şirketiniz güvende olur. Böylece yasal cezalardan korunur ve müşteri bağlarınız zarar görmez.
Makdos ile Uyum Süreci Nasıl Kolaylaşır?
İYS’ye uyum sağlamak karmaşık görünebilir; ancak doğru iş ortağı ile hareket ettiğinizde süreç oldukça kolaylaşır. Makdos, Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş resmi bir İYS entegratörü olarak işletmelere hızlı ve güvenli entegrasyon imkânı sunmaktadır. Peki Makdos bu süreçte size nasıl yardımcı oluyor?
Öncelikle Makdos, İYS’ye kayıt olma aşamasından itibaren yanınızdadır. E-Devlet üzerinden başvuru yapmak ve evrak işlerini takip etmek size zor gelebilir. Bu noktada Makdos uzmanları devreye girer ve İYS başvuru ile kayıt işlemlerinizi sorunsuz şekilde tamamlamanıza yardımcı olur. Firmanız veya markanız için İYS hesaplarınız oluşturulduktan sonra ise asıl kritik aşama olan teknik entegrasyon devreye girer.
Hızlı ve Güvenli Entegrasyon: Makdos, CRM, pazarlama otomasyonu ve müşteri veritabanı sistemlerinizi analiz eder. Ardından bu sistemleri İYS platformuna entegre etmek için gerekli tüm teknik altyapıyı hazırlar. İYS’nin sunduğu REST API’ler ve web servisleri entegrasyon için kullanılır. Bu sayede izin ve ret bildirimleriniz otomatik olarak anlık şekilde İYS’ye aktarılır.
Örneğin sitenizdeki e-bülten formu Makdos API’larına entegre edilebilir. Böylece kullanıcı formu doldurduğunda onay bilgisi otomatik olarak İYS’ye aktarılır. Bir müşteri sisteminizde “abonelik iptali” yaptığında da bu bilgi anında işlenir. Makdos entegrasyonu sayesinde ret isteği otomatik olarak İYS’ye aktarılır.
Sonuç olarak manuel yükleme derdiniz kalmaz, tüm süreç otomatik akar. Hem zamandan tasarruf edersiniz hem de insan hatası olasılığı ortadan kalkar.
Kullanıcı Dostu Yönetim Paneli: Bazı işletmeler kodlama ya da teknik detaylarla uğraşmak istemez. Makdos bu firmalara kullanımı kolay bir İYS yönetim paneli sunar. Bu panel üzerinden müşteri listelerinizi .csv veya Excel formatında içeri aktarımı yapabilirsiniz.
Panel, aktardığınız verileri uygun formatta otomatik olarak İYS’ye iletir. Panel arayüzünde, sistemde kayıtlı onaylarınızı, ret edilmiş iletileri, toplam izinli kişi sayınızı gibi istatistikleri de görüntülemeniz mümkün.
İYS sürecini takip etmek için e-Devlet ekranını sürekli kontrol etmenize gerek kalmaz. Çünkü Makdos arayüzü tüm işlemler için tek durak noktasıdır. Teknik bilgisi sınırlı kullanıcılar için bu panel büyük avantajdır. Onlara İYS’yi kolay ve verimli şekilde kullanma imkânı sağlar.
API ve Webhook Desteği: Makdos’un entegrasyon hizmeti, gelişmiş teknik özellikler barındırır. Örneğin, mevcut uygulamalara Makdos’un İYS API’ını entegre ederek kullanıcı verilerindeki anlık değişiklikleri düzenlersiniz.
Bir müşteriniz yeni izin verdiğinde veya mevcut izni kaldırdığında sistemde değişiklik olur. Makdos’un webhook desteği bu değişikliği anında uygulamaya iletir ve kayıtları günceller. Bu, çift yönlü senkronizasyon sayesinde şirket içi sistemleriniz ile İYS arasında tam uyum sağlar.
Özetle, Makdos teknik açıdan size esneklik sağlar. Hazır paneli kullanabilir veya kendi yazılımınıza API ile entegre olabilirsiniz. Her iki durumda da İYS uyumunu zahmetsizce tamamlarsınız.
Ücretsiz Danışmanlık ve Destek: İYS gibi hem yasal hem teknik boyutu olan bir konuda takıldığınız noktalar olabilir. Makdos, İYS’ye uyum sürecinizde uzman kadrosuyla ücretsiz danışmanlık sunuyor.
Örneğin “Şu senaryoda ne yapmalıyım?” diye merak edebilirsiniz. Ya da paneli kullanırken aklınıza bir soru takılabilir. Her durumda 7/24 destek alabilirsiniz. Bu sayede süreç boyunca kendinizi yalnız hissetmiyorsunuz; her adımda sorularınızı yanıtlayacak bir ekip bulunuyor.
Aynı zamanda Makdos, ileride yaşanabilecek sorunlarda da yanınızda olmayı taahhüt ediyor. Yani sadece kurulumu yapıp bırakmıyor, sürekli bir hizmet desteği veriyor.
Makdos’u Entegratör Olarak Yetkilendirmek: Makdos’un İYS entegrasyonunu kullanmak oldukça basittir. Makdos üzerinden İYS hizmetini satın aldıktan sonra, İYS portalında firmanız için Makdos’u entegratör olarak eklemeniz yeterlidir. Bu yetkilendirme ile Makdos, sizin adınıza İYS sistemine veri aktarımı yapabilir hale gelir.
Doğru yetkiler atandığında (Mesaj İzinleri ve Arama İzinleri için okuma/yazma izinleri), entegrasyon tamamlanmış olur. Bundan sonra günlük işleyişinizde bir değişiklik fark etmezsiniz. Arka planda Makdos, tüm ileti izin süreçlerinizi yasal çerçeveye uygun şekilde yönetir. Siz de gönül rahatlığıyla pazarlama kampanyalarına odaklanırsız, çünkü teknik uyumu Makdos sağlamış olur.
Özetle, Makdos ile İYS’ye uyum süreci hem hızlı hem de emniyetli bir biçimde gerçekleşir. Kendi başınıza uğraşarak günler alabilecek kayıt, entegrasyon, test gibi işlemler Makdos sayesinde dakikalar/ saatler içinde hallolur. Bu da size vakitten kazandırırken hata riskini de sıfıra yaklaştırır. Makdos ile çalışarak:
- İYS mevzuatına tam uyumlu hale gelir, idari ceza riskini minimize edersiniz.
- Müşterilere göndereceğiniz iletileri gönül rahatlığıyla, %100 izinli şekilde planlamanız mümkün olur.
- Operasyonel yükünüz azalır, ekibiniz manuel işlere değil asıl kampanya stratejilerine odaklanır.
- Teknik destek alarak ihtiyaç duyduğunuz her an yardım alırsınız.
Makdos’un İleti Yönetim Sistemi çözümleri İYS’yi kolaylaştırır. Böylece sistem, işletmeniz için bir külfet değil sıradan bir arka plan süreci olur. Bu noktada yapılacak en akıllıca hamle, vakit kaybetmeden Makdos’un İYS entegrasyon hizmetinden faydalanmaktır.
İYS Uyumunuzu Hemen Sağlayın: Makdos’un uzman entegrasyon hizmetiyle vakit kaybetmeden İYS’ye geçiş yapın. Tüm onaylarınızı kolayca yöneterek cezai riskleri en aza indirin, müşterilere güvenle ulaşın.
Sonuç
İleti Yönetim Sistemi’ne uyum sağlamamak, günümüz iş dünyasında göze alınabilecek bir risk değildir. Bu yazıda İYS’nin yasal bir zorunluluk olduğunu, uymayanların ciddi idari para cezaları ve yaptırımlarla karşılaşacağını gördük. Ayrıca İYS’siz yürütülen iletişim çalışmalarının olumsuz etkilerini örneklerle inceledik. Bu çalışmalar marka itibarını zedeler, müşteri güvenini sarsar ve uzun vadede ticari kayıplar doğurur.
Teknik açıdan da, İYS entegrasyonu olmadan sürdürülen kampanyaların hata ve aksama payının yüksek olduğunu belirttik. Tüm bu bilgilerden işletmelerin çıkaracağı ders nettir. İYS’ye uyum, hem yasal bir zorunluluk hem de sağlam bir müşteri ilişkileri stratejisinin parçasıdır.
Eğer şirketiniz hala İYS’ye dahil olmadıysa veya süreçlerinizi tam kuramadıysanız, şimdi harekete geçme zamanı. Yukarıda bahsettiğimiz riskleri yaşamamanın en kolay yolu, uzman bir destek alarak İYS entegrasyonunu tamamlamaktır. İYS sayesinde müşterileriniz izinsiz mesaj almaz ve güvenli bir iletişim altyapısı kurulur. Siz de bugün İYS uyumunuzu değerlendirin.
Unutmayın, yasalara uygun ve müşteri odaklı iletişim kuran işletmeler rekabette daima bir adım öndedir.
İYS’ye geçiş sürecinde yardıma ihtiyacınız olursa, Makdos yanınızda. Yukarıda belirttiğimiz gibi Makdos’un sunduğu çözümler yasal uyumu kolaylaştırır. Bu sayede cezalarla uğraşmadan ve risk yaşamadan pazarlama çalışmalarına devam edebilirsiniz.
Sonuç olarak İYS’ye uygun bir iletişim stratejisi iki önemli avantaj sunar. Hem müşteri bağlılığını güçlendirir hem de işinizi yasal güvence ile büyütmenize yardımcı olur. İşinizi ve itibarınızı riske atmayın; doğru adımları atarak güvenle ilerleyin.
