İleti Yönetim Sistemi (İYS), ticari iletileri yasal çerçevede yönetmenizi sağlayan ulusal bir platformdur. SMS, e-posta ve aramalar bu sistem üzerinden kontrol edilir.
İYS Nedir?
İleti Yönetim Sistemi (İYS), Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) tarafından kurulmuş ulusal bir veri tabanıdır. Bu sistem, hizmet sağlayıcıların (işletmelerin) müşterilerinden aldıkları ticari ileti izinlerini tek merkezde saklamasını ve yönetmesini sağlar. Alıcılar (tüketiciler), e-Devlet veya İYS portalı üzerinden hangi şirketlere izin verdiğini görebilir. İstedikleri zaman bu izinleri kaldırabilirler.
İYS sayesinde izinsiz reklam mesajlarının önüne geçilmekte, tüketici tercihleri korunmaktadır.
Detaylı bilgi için: İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?
İYS Kayıt Süreci
İYS kayıt süreci, hizmet sağlayıcıların İYS sistemine resmi başvuru yaparak şirketlerini kaydetmesini içerir. Türkiye’de faaliyet gösteren tüm ticari işletmeler, MERSİS kayıtları ile birlikte e-Devlet üzerinden İYS başvurusu yapabilir.
Başvuru sırasında şirket yetkilisi e-imza ile İYS Sözleşmesi’ni imzalar. Ardından marka bilgileri ve kullanılacak mesaj başlıkları sisteme bildirilir.
5.000’den fazla izinli iletişim adresine sahip firmalar için ek yükümlülük vardır. Bu firmalar İYS ile sözleşme yapmalı ve ilgili ücretleri ödemelidir.
Adım adım kayıt rehberi için: İYS’ye Kayıt ve Başvuru Süreci
İYS Entegrasyonu
İYS entegrasyonu, işletmelerin kendi sistemlerini İYS platformu ile teknik olarak bağlayarak izinleri otomatik aktarabilmesi sürecidir. İYS’ye entegre olmak için öncelikle firma, İYS üzerinde kayıtlı olmalı ve bir entegratör ile çalışmayı seçebilir.
Entegrasyon; İYS’nin sağladığı REST API’ler veya web servisleri aracılığıyla gerçekleştirilir. Bu sayede firmanın CRM veya pazarlama panelinden alınan tüm izinler ve retler anlık olarak İYS’ye iletilir. Bilgiler merkezi sisteme otomatik kaydedilir.
Makdos, Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş resmi İYS entegratörü olarak firmalara hızlı ve güvenli entegrasyon imkânı sunmaktadır.
Teknik detaylar için: Makdos İYS Entegrasyonu
6563 Sayılı Kanun ve İYS’ye Uyum Zorunluluğu
6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, ticari iletilerin gönderimine ilişkin kuralları ve hizmet sağlayıcıların sorumluluklarını düzenler. Kanun 2015’te yürürlüğe girdi. Bu tarihten itibaren firmaların, ticari elektronik ileti göndermeden önce alıcıdan onay alması zorunlu oldu.
28.11.2017’de yapılan yasal değişiklikle Ticaret Bakanlığı yetkilendirildi. Bu değişiklik, onayların merkezi bir sistemde toplanması için İYS’nin kurulmasını sağladı. Kısaca, kanun diyor ki:
- Önceden onay almadan reklam içerikli SMS, e-posta veya arama yapılamaz. Onay; yazılı olarak veya elektronik ortamda (ör. web formu, SMS onayı vb.) alınabilir ve ispat yükümlülüğü işletmededir.
- Alıcılara her iletide ret (iptal) hakkı sunulmalıdır. Alıcılar, istedikleri zaman hiçbir gerekçe göstermeden mesaj alımını reddedebilir. Bu ret talebi en geç 3 iş günü içinde işleme alınmalıdır. İYS üzerinden yapılan bildirimler otomatik olarak sisteme yansır.
- İzinsiz iletiler için yaptırımlar uygulanır. Kanuna aykırı biçimde onaysız mesaj gönderen işletmeleri idari para cezaları beklemektedir. Özellikle toplu gönderimlerde ceza miktarı her bir alıcı için katlanarak artabilir.
Örneğin, izinsiz gönderilen her mesaj için binlerce TL ceza uygulanabilir. Gönderim çok kişiye yapılırsa bu ceza 10 kata kadar artabilir. Bu da küçük bir ihmalin bile büyük mali yaptırımlara yol açabileceği anlamına gelir.
İYS’ye uyum sağlamak bu nedenle yasal bir zorunluluktur. İlgili yasal düzenlemeler, İYS’ye kayıtlı olmayan ya da izinlerini güncel tutmayan işletmelerin ticari ileti göndermesini yasaklamaktadır. İzinleri sisteme kaydetmeden pazarlama mesajı gönderenler hem ağır cezalara hem de itibar kaybına uğrar.
Özetle, 6563 sayılı Kanun’a uyum sağlamanın yolu İYS’yi doğru kullanmaktır. Tüm onaylarınızı sisteme girip düzenli olarak güncel tutmanız gerekir.
Teknik Bilgi: İYS düzenlemeleri gereği, mevcut müşteri izinlerinizi belirlenen tarihlere kadar sisteme aktarmanız gerekiyordu. Geçmişte, 150.000’den az izinli iletişim adresi bulunan işletmeler için yüklemenin son günü 31 Mayıs 2021’di. Günümüzde ise yeni aldığınız her onayı 3 iş günü içinde İYS’ye bildirmeniz gerekiyor. Belirlenen sürede yüklenmeyen izinler geçerli sayılmaz. Bu durumda kişilere mesaj gönderme imkanınız ortadan kalkar. Mevcut onaylarınızı .csv dosyası ile İYS paneline toplu yükleme yapabilirsiniz. İsterseniz API kullanarak otomatik aktarım yapabilir ve yasal süre dolmadan kayıt altına alabilirsiniz.
İYS’ye Uyumun Önemi ve Faydaları
İYS’ye uymanız, yalnızca yasal gereklilikleri karşılamakla kalmaz. Aynı zamanda müşteri güvenini artırır ve marka itibarınızı güçlendirir. İYS kullanmanın işletmelere ve müşterilere sunduğu başlıca faydaları şöyle özetleyebiliriz:
- Yasal Risklerden Korunma: İYS üzerinden onay yönetimi, işletmenizi olası cezalardan korur. Tüm gönderilerin ispatlanabilir onaylara dayanması sayesinde denetimlerde sıkıntı yaşamazsınız. Kanuna uygun hareket ederek hukuki süreçlerle uğraşma yükünden kurtulursunuz.
- Müşteri Güveni ve İtibar: Mesaj almak istemeyen kişilere ısrarcı davranmamak, müşterilerin gözünde sizi daha güvenilir kılar. İYS ile şeffaf bir iletişim tercih eden şirketler, müşteri gözünde pozitif bir imaj kazanır. İzinli pazarlama yapmanız, geri dönüş oranlarınızı da yükseltir çünkü mesajlarınız gerçekten ilgilenen kitleye ulaşır.
- Merkezi ve Verimli İzin Yönetimi: İYS, farklı kanallardan toplanan tüm izin kayıtlarınızı tek bir merkezi platformda toplar. Bu sayede dağınık excel listeleri veya farklı sistemlerde tutulan kayıtlar yerine tek bir yerden durumu kontrol edebilirsiniz. Bu merkezi yapı, zaman tasarrufu ve hata azaltma anlamına gelir. Manuel süreçler otomatik hale geldikçe operasyonel verimlilik artar.
- Etkin Şikayet ve Ret Yönetimi: Tüketiciler İYS üzerinden istenmeyen iletileri şikayet edebilir. Verdikleri izinleri de kolayca iptal edebilir. Bu mekanizma, gereksiz rahatsızlıkların ve spam şikayetlerinin önüne geçer.
İşletme açısından bakıldığında ise, memnuniyetsiz bir müşteriye tekrar ileti göndermemek uzun vadede itibarınızı korur. İYS entegrasyonu sayesinde bir müşteri “RET” dediğinde bu bilgi tüm sistemlerinize yansıyacağı için yanlışlıkla tekrar ileti göndermezsiniz. - KVKK ve Veri Güvenliği Uyumu: Ticari ileti izinleri çoğu zaman kişisel verileri (isim, telefon, e-posta) içerir. İYS kullanımı, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında da avantaj sağlar. Sistem, verileri güvenli şekilde şifreleyerek saklar ve yetkisiz erişimi engeller. Böylece müşteri verilerinin korunması ve gizlilik ilkelerine uyum konusunda da ek bir güvence sağlanmış olur.
Özetle, İYS’ye tam uyum sağlamak işletmenizin hem yasal hem de etik sorumluluğudur. Bu uyum, cezaları önlemenin ötesinde daha sürdürülebilir ve müşteri dostu bir pazarlama stratejisi yürütmenize yardımcı olur.
Uygulama Senaryoları: KOBİ’ler, Pazarlama Ekipleri ve IT Yöneticileri İçin İYS
İleti Yönetim Sistemi’ne uyum, farklı roller ve işletme türleri için farklı adımlar içerebilir. Aşağıda, KOBİ sahipleri, pazarlama ekipleri ve IT yöneticileri açısından İYS uygulamasını ayrı senaryolar halinde ele alıyoruz:
KOBİ’ler İçin İYS Uygulaması
Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler) genellikle pazarlama çalışmalarını sınırlı kaynaklarla yürütür. Bu şirketler için İYS’ye uyum çok önemlidir. Aksi halde alınacak bir ceza, bütçelerini ciddi biçimde zorlayabilir.
KOBİ’lerin öncelikle ellerindeki müşteri iletişim listelerini gözden geçirip izin durumlarını netleştirmesi gerekir. Müşterilerden daha önce izin almadıysanız, kampanya göndermeden önce mutlaka onay toplayın. Topladığınız izinleri İYS’ye kaydedin.
Diyelim ki küçük bir e-ticaret firmasınız. Sitenize üyelik formu ekleyin ve pazarlama izinlerini alın. Sonrasında bu izinleri .csv çıktısı üzerinden İYS’ye gönderin.
KOBİ’ler için sistemin önemli bir avantajı ücretsiz hizmettir. 5.000’den az izinli adresi olan firmalar ücret ödemez. Bu yüzden küçük işletmeler de büyük şirketler gibi İYS kurallarına uymalıdır.
KOBİ’ler, yerel müşterilerin güvenini korumak için izinsiz SMS veya e-posta göndermemelidir. Böylece “müşteriye izinsiz ileti göndermeyen” güvenilir firma imajı sürdürülür.
Pazarlama Ekipleri İçin İYS Yönetimi
Pazarlama ve satış departmanları için İYS, günlük kampanya süreçlerinin ayrılmaz bir parçası olmalıdır. Bir kampanya planlayan pazarlama ekibi, e-posta ve SMS listelerinin tamamen İYS onaylı kişilerden oluştuğunu kontrol etmelidir. Uygulamada bu, kampanya gönderimi öncesi İYS güncel liste indirilmesi veya entegrasyon varsa otomatik senkronizasyon anlamına gelir.
E-posta pazarlama aracı kullanıyorsanız, bülten listenizi düzenli aralıklarla İYS’ye göre filtreleyin. Böylece İYS üzerinden aboneliğini iptal eden kişiler listede kalmaz.
Pazarlama ekipleri ayrıca İYS sayesinde kampanyalarını daha hedefli ve ölçülebilir hale getirebilir. Çünkü artık listedeki kişiler gerçekten ileti almak isteyenlerden oluşur. Bu durum, e-posta açılma oranlarını ve SMS geri dönüşlerini artırır.
Segmentasyon sürecinde İYS izin tiplerini kullanın. Örneğin SMS izni olanlara SMS, e-posta izni olanlara mail gönderin ve kanallarınızı optimize edin. Son olarak, pazarlama mesajlarınızın içeriğinde yasal gerekliliklere uygun şekilde şirket unvanı ve kolay “abonelikten çık” mekanizması bulundurun. İYS kuralına uygun hareket eden pazarlama ekipleri, markayı hem yasal açıdan korur hem de müşteri memnuniyetini artırır.
IT Yöneticileri İçin İYS Entegrasyonu
IT yöneticileri ve teknik ekipler için öncelik, şirket sistemleri ile İYS arasındaki entegrasyonu kurmaktır. Teknik açıdan iki temel yöntem bulunur: İYS’nin API entegrasyonu ve panel (web arayüz) kullanımı. API entegrasyonu, firmanın CRM ya da veritabanı sistemlerini İYS web servislerine bağlayarak gerçek zamanlı veri aktarımı sağlamaktır.
Örneğin bir kullanıcı izin kutusunu seçtiğinde, sistem onayı hemen İYS API’sine gönderir. Müşteri İYS üzerinden ret verdiğinde bu bilgi webhook ile iletilir. Böylece sisteminizdeki ilgili izin otomatik olarak silinir.
Entegrasyon sürecinde IT ekiplerinin, İYS dökümanlarında açıklanan uç noktaları ve veri formatlarını (JSON/XML) esas alması gerekir. Her izin kaydında alıcının adı, iletişim adresi, izin tarihi, izin kaynağı gibi bilgiler iletilmelidir. Entegrasyon test ortamında doğrulanmalı, başarılı çağrılar sonrası canlıya alınmalıdır.
Şirketinizde teknik ekip yoksa veya API entegrasyonu size zor geliyorsa, İYS panelini tercih edebilirsiniz. Panel üzerinden .csv dosyalarıyla izin ekleyebilir ve kayıtları güncel tutabilirsiniz.
Manuel yöntem, izin trafiği yüksek firmalar için zahmetlidir. Bu nedenle orta ve büyük ölçekli işletmelere entegratör kullanmalarını öneriyoruz. IT yöneticileri ayrıca sistemlerinin KVKK uyumu ve veri güvenliği açısından İYS ile entegre çalışmasını denetlemelidir.
İYS’ye aktarılan verilerin güvenliği sistem tarafından korunur. Ancak kendi kayıtlarınızı da şifreleme ve erişim logları gibi yöntemlerle yetkisiz erişime karşı güvenceye almalısınız. Özetle, İYS entegrasyonu teknik ekipler için bir kereye mahsus kritik bir projedir. Doğru şekilde kurulduğunda firmanın uyum yükünü azaltır ve operasyonel verimliliğini yükseltir.
Makdos İYS Entegrasyonunda Sunduğu Çözümler
Makdos, işletmelerin İleti Yönetim Sistemi’ne uyumunu kolaylaştırır. Süreci zahmetsiz hale getirmek için kapsamlı hizmetler sunar. Resmi bir İYS iş ortağı olarak geliştirdiğimiz çözümler, KOBİ’lerden büyük kurumlara kadar tüm işletmelere uygundur.
- Hızlı Başvuru ve Kurulum: İYS entegrasyon sürecinin ilk adımı kayıt ve iş ortağı tanımlamadır. Makdos olarak bu aşamada müşterilere rehberlik ediyoruz. Firmalar, Makdos’tan aldıkları iş ortaklığı formunu doldurup İYS’ye gönderir.
Ardından kendilerine özel entegrasyon kodu alırlar. Bu kodu bize iletmeleriyle birlikte, Makdos panelinde İYS servisi anında aktif hale geliyor. Yani İYS portalında Makdos’u entegratör olarak yetki vermenizle birlikte gerisini biz hallediyoruz. - Otomatik API ve Webhook Entegrasyonu: Makdos İYS hizmetini alan müşteriler, teknik altyapı kurmakla uğraşmıyor. Sistemimize entegre olan API sayesinde, firmanızdaki kullanıcı izin ekleme, silme, güncelleme işlemleri anbean İYS’ye iletiliyor.
CRM’inize yeni bir iletişim eklendiğinde izin durumu otomatik olarak İYS’ye aktarılır. Bu aktarım API ile yapılacağı gibi panel üzerinden manuel de olabilir. Ayrıca, müşteriniz İYS üzerinden ret ya da onay verdiğinde, webhook desteği sayesinde olay anlık olarak sisteminize aktarılır. Böylece çift yönlü entegrasyon tam anlamıyla gerçekleşiyor. - Yönetim Paneli ve Raporlama: Makdos, kodlama bilgisi olmadan da kullanılabilen pratik bir Makdos İYS Yönetim Paneli geliştirdi. Böylece entegrasyon yapmadan işlem mümkündür. İYS paneli sayesinde .xls ya da .csv dosyalarını yükleyebilirsiniz.
Panelde kayıtlarınızı görüntülemek, filtrelemek ve güncellemek mümkündür. Panel, İYS ile senkronize şekilde çalışarak yaptığınız işlemleri arka planda İYS API’larına iletiyor. Panel üzerinden günlük veya haftalık rapor alabilirsiniz. Bu raporlarda toplam onaylı kişi sayısı, yeni eklenen izinler ve ret bildirimleri yer alır. - Ücretsiz Danışmanlık ve Teknik Destek: İYS gibi yasal düzenlemelerin uygulamaya alınması sırasında kafanızda soru işaretleri olabilir. Makdos ekibi, İYS’ye uyum sürecinde ücretsiz danışmanlık hizmeti vererek yanınızda oluyor.
Başvuru adımlarında, verilerinizi hazırlarken veya sisteminizi kullanırken takıldığınız noktaları birlikte aşıyoruz. 7/24 destek hattımız ile olası sorunlarda anında çözümler üretiyoruz. Örneğin, panelden veri yüklerken hata alırsanız teknik ekibimiz dosyanızı inceleyip düzeltmeniz gerekenleri bildiriyor veya uzaktan yardım sağlıyor. - Ölçeklenebilir ve Güvenli Altyapı: Makdos İYS entegrasyon çözümü, altyapı olarak Makdos’un güçlü sunucuları üzerinde çalışır. Tüm iletişim, şifreli ve güvenli protokollerle gerçekleşir. Müşteri izin verileri hem bizde hem İYS tarafında gizliliğe uygun şekilde saklanır.
Sistem tasarımımız, ister 100 ister 100.000 onayınız olsun, artan yükü kaldırabilecek esnekliktedir. Bu sayede KOBİ’lerden kurumsal şirketlere kadar her müşteri, performans sorunu yaşamadan hizmet alır. - Diğer Makdos Hizmetleriyle Entegrasyon: Makdos’un İYS çözümü, e-posta, SMS ve sunucu hizmetleriyle entegre şekilde çalışır. Makdos üzerinden toplu e-posta hizmeti kullanıyorsanız, sistem yalnızca İYS onayı olan kişilere mesaj gönderir. Böylece tüm kanallarınızda tutarlı bir izin yönetimi sağlanır.
Makdos olarak amacımız, İYS ile ilgili süreçleri sizin adınıza omuzlayarak işinizi büyütmeye odaklanmanızı sağlamak. Ticari iletileri yasal zeminde güvenle yönetmek istiyorsanız, Makdos yanınızda. Uzman ekibimizle İYS entegrasyonu sürecinde size her zaman destek veriyoruz.
Sonuç ve Özet
Bu yazıda 6563 sayılı Kanun kapsamındaki İleti Yönetim Sistemi ile ilgili süreçleri ayrıntılı şekilde inceledik. Artık İYS’nin ne olduğunu, kayıt sürecini, kanunun zorunluluklarını ve entegrasyonun önemini biliyorsunuz.
Özetle, her işletme pazarlama mesajı göndermeden önce alıcıdan onay almalı ve bu onayı İYS’de kaydetmelidir. İYS’ye uyum, işletmeleri yasal cezalardan korur. Aynı zamanda müşteriyle daha sağlıklı bir iletişim kurmayı sağlar.
Özellikle KOBİ’ler, pazarlama ekipleri ve IT yöneticileri için İYS’ye geçişin farklı avantajlar sunduğunu gördük. Teknik detaylar ilk bakışta karmaşık görünse de doğru iş ortağı ile süreç oldukça kolaylaşmaktadır.
Unutmayın, izinli ileti göndermek yalnızca bir yasal zorunluluk değildir. Aynı zamanda kurumsal itibar ve müşteri sadakati için en iyi uygulamadır. Markanızı geleceğe taşımak ve müşterilerle güvene dayalı bir ilişki sürdürmek için İYS’ye uyum konusunu ertelemeyin.
İYS hizmetimiz ile ticari mesajlarınızı yasalara uygun şekilde yönetmeye hazır mısınız? Şimdi Makdos ile iletişime geçip İYS kurulumuzu zahmetsizce tamamlayın.
👉 İYS Hizmeti Sayfamız
