İşletmeler, günümüzde pazarlama veya bilgilendirme amaçlı SMS, e-posta ve arama gönderimleri yapmaktadır. Ancak tüm bu ticari elektronik iletiler, yasal mevzuata uygun olmak zorundadır. 2020 yılında uygulamaya alınan İleti Yönetim Sistemi (İYS) tam da bu ihtiyacı karşılamak üzere geliştirilmiştir.
İYS, ulusal bir platformdur ve 6563 sayılı Elektronik Ticaret Kanunu kapsamında geliştirilmiştir. Sistem, ticari ileti onaylarını merkezi yapıda kayıt altına alır. Böylece hizmet sağlayıcıların İYS üzerinden izinleri yönetmesini, vatandaşların (alıcıların) da kendi onaylarını görüp kontrol etmesini sağlar.
Detaylı bilgi için “İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?” başlıklı Makdos blog yazımıza göz atabilirsiniz.
İYS kaydı zamanında yapılmazsa işletmeler müşteri güvenini kaybedebilir. Ayrıca bu durum ciddi idari yaptırımlar doğurur. Özellikle KOBİ’ler ve karar vericiler için bu süreç ilk bakışta karmaşık görünebilir; ancak endişelenmeyin.
Bu rehberin devamında İYS’ye nasıl kayıt olacağınızı öğreneceksiniz. Başvuru için gereken belgeleri ve yasal uyumlulukta dikkat edilmesi gereken noktaları adım adım anlatıyoruz. Son bölümde ise Makdos’un sağladığı kolaylıklar ve teknik destek sayesinde İYS entegrasyonunun nasıl zahmetsizce tamamlandığını öğreneceksiniz. Evet, hazırsanız başlayalım!
İYS’ye Nasıl Kayıt Olunur?
İşletmeler, İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) çevrimiçi olarak iys.org.tr üzerinden kayıt olabilir. Ayrıca gerekli hallerde fiziki başvuru yapılabilir. İYS’ye kayıt yaptırmak isteyen gerçek veya tüzel kişi işletmeler için üç temel başvuru yöntemi bulunmaktadır:
- Online Başvuru (e-Devlet ile): İşletmenizin ticaret sicil kaydı (MERSİS) varsa, online başvuru yapabilirsiniz. Bunun için İYS’nin resmi web sitesinde “Hemen Başvur” seçeneğini kullanarak e-Devlet ile giriş yapmanız yeterlidir.
e-Devlet entegrasyonu sayesinde sistem, firmanızın temel bilgilerini MERSİS üzerinden otomatik olarak çekebilmektedir. e-Devlet ile giriş yaptıktan sonra İYS portalı sizi adım adım yönlendirecektir. Öncelikle şirket bilgilerinizi ve yetkili kişi iletişim bilgilerinizi doğrulayacak, ardından başvuru için istenen detayları dolduracaksınız.
Başvuru formunda firmanıza ait alan adı uzantılı e-posta ve telefon numarası gibi temel bilgiler istenir. Ayrıca birden fazla markanız varsa bunları da eklemeniz gerekir. Son aşamada İYS’nin kullanım koşullarını içeren sözleşmeyi onaylayıp elektronik imza (e-imza) ile imzalamanız istenir. Bu online süreç, İYS üzerinden hızlıca kayıt olmanın en pratik yoludur. - Elektronik İmza ile Online Başvuru: MERSİS entegrasyonunuz yoksa endişelenmeyin. Şirket imza yetkilinize ait geçerli bir e-imza ile İYS portalı üzerinden başvurunuzu tamamlamanız mümkün.
Başvuru süreci doğrudan İYS portalı üzerinden tamamlanır. Bu yöntemde de yine iys.org.tr adresindeki başvuru ekranını kullanırsınız ancak kimlik doğrulama e-Devlet yerine e-imza aracılığıyla yapılır. İlgili yazılım ve e-imza dongle kullanılarak İYS başvuru formu bilgisayar üzerinden kolayca onaylanır.
Bilgilerin doldurulması adımları online başvuru ile benzerdir. Elektronik imza yöntemi, özellikle kamu kurumları haricindeki tüm hizmet sağlayıcı işletmeler için geçerli bir seçenektir. - Fiziksel (Manuel) Başvuru: Elektronik imzanız yoksa veya firmanızın MERSİS kaydı bulunmuyorsa endişelenmeyin. Bu durumda İYS’ye fiziksel başvuru yapabilirsiniz. Bu durumda İYS’nin belirlediği form ve belgeleri doldurmanız gerekir.
İYS kayıt süreci için bu evrakları ıslak imzalı olarak İYS A.Ş. adresine kargolamanız gerekir. İYS’ye fiziki başvuru için evrakların posta yoluyla iletilmesi zorunludur. İmzalı taahhütname, kimlik fotokopisi, vergi levhası, imza sirküleri ve varsa marka tescil belgeleri bunlar arasındadır.
İYS tarafında bu belgelerin incelenmesi ve hesabınızın oluşturulması online yöntemlere kıyasla daha uzun sürebilir. Yabancı şirketler de yalnızca fiziki başvuru yaparak sisteme dahil olabilmektedir.
Not: Online başvurularda MERSİS numarası ve e-imza sahibi yetkilinizin bulunması süreci hızlandırır. MERSİS kaydı olmayan şahıs firmaları ise İYS’ye fiziki başvuru yapmak zorundadır. Başvurunuz onaylandığında firmanıza özel bir hizmet sağlayıcı üyelik numarası verilir. Bu numara sistemdeki kimliğinizdir ve ileride entegrasyon ya da destek süreçlerinde kullanılır.
Kayıt İçin Gereken Belgeler ve Bilgiler
İYS başvurusuna başlamadan önce, gerekli bütün belge ve bilgilerin hazır olduğundan emin olun. İYS başvurusu sırasında talep edilen başlıca bilgiler ve belgeler şunlardır:
- Yetkili Kişi Bilgileri: İYS başvurusu sırasında sizden bazı bilgiler istenir. Bunlar; imza yetkilisine ait TC kimlik numarası, kurumsal e-posta adresi ve cep telefonu numarasıdır. (Başvuru sürecinde bu iletişim adreslerine doğrulama kodları gönderileceği için güncel ve erişilebilir olmaları önemlidir.)
- Şirket Bilgileri: İşletmenizin MERSİS numarası (varsa) ve ticari unvanı. Ayrıca, ticari elektronik ileti gönderiminde bulunduğunuz tüm markaların tescil belgeleri hazır olmalıdır. Şirket adı dışında farklı markalarla ileti gönderiyorsanız, bu markalara sahip olduğunuzu gösteren resmi belgeler istenir. (Örneğin, pazarlama mesajlarınızda bir ürün markası kullanıyorsanız, o markanın tescil belgesini ibraz etmelisiniz.)
- Sözleşme ve Taahhütname: Başvuru sürecinde İYS Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi imzalanmalıdır. Bu belge, İYS’nin şart ve koşullarını kabul ettiğinizi gösterir. Online başvurularda bu taahhütname e-imza ile dijital olarak imzalanır. Fiziksel başvurularda ise taahhütnameyi yazdırıp şirket kaşesi ve yetkili imzasıyla onayladıktan sonra göndermeniz gerekir.
Başvuru sürecinde imzalanan İYS Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi, platformun şart ve koşullarını belirleyen resmi sözleşmedir.
Yukarıdaki belge ve bilgilerin tam ve doğru olması, başvuru sürecinizin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Başvuru formunu doldururken iletişim bilgilerinizi doğru girin. Telefon numarası ve e-posta adresi, doğrulama sürecinde mutlaka kullanılacaktır.
Ortak temsil ile yönetilen şirketlerde birden fazla imza yetkilisi bulunabilir. Bu durumda İYS taahhütnamesi, şirket içi prosedürlere uygun şekilde imzalanmalıdır. Örneğin, çift imza ile temsil yetkiniz varsa, İYS sözleşmesini en az iki yetkilinin imzalaması talep edilebilir. Bu tip durumlar için şirketinizin imza sirkülerinde belirtilen yetki koşullarını göz önünde bulundurun.
Başvurunuzu tamamladıktan sonra İYS hesabınız aktifleşir. Ardından kayıtlı e-posta adresinize onay mesajı ve size özel İYS hizmet sağlayıcı numarası gönderilir. Bu numarayı bir kenara not etmek faydalı olacaktır.
İzinlerin İYS’ye Aktarılması ve Entegrasyon
İYS kaydınızı tamamladıktan sonra sıradaki adım izinli iletişim listelerinizi aktarmaktır. Müşterilerden aldığınız tüm onaylar İYS sistemine yüklenmelidir. Elektronik ticarette gönderdiğiniz ticari iletişime ilişkin tüm onay kayıtlarının İYS’ye bildirilmesi yasal bir zorunluluktur. İzinlerin sisteme aktarılması için birkaç yöntem bulunmaktadır:
- Toplu Veri Yükleme (.CSV): Elinizdeki izinli veri tabanını CSV formatında hazırlayın. Ardından dosyayı İYS paneli üzerinden yükleyerek toplu aktarım yapabilirsiniz. Bu yöntem, onay sayısı yüksek olan KOBİ’ler için pratik bir çözümdür.
- Manuel Giriş: İzin sayınız azsa, bilgileri tek tek eklemeniz münkün. İYS yönetim panelinden alıcıların iletişim adresi, onay tarihi ve onay yöntemini manuel olarak girebilirsiniz. Küçük işletmeler için uygun olsa da zahmetli olma ihtimalini unutmayın.
- Teknik Entegrasyon (API/Excel/XML): Çok sayıda izin kaydınız varsa teknik entegrasyon tercih edebilirsiniz. İYS API, Excel eklentisi veya XML servisleri sayesinde müşteri onaylarını real-time yönetmek mümkündür. Bu sayede şirketinizin CRM yazılımı ya da veritabanı doğrudan İYS ile haberleşerek onayları otomatik olarak güncelleyebilir.
İYS’ye aktaracağınız her onay kaydında en az şu bilgiler yer almalıdır: izin tarihi, iletişim kanalı (SMS, e‑posta, arama), iznin alındığı platform/yöntem (web formu, fiziki form, e‑Devlet vb.) ve alıcının iletişim adresi (telefon numarası veya e‑posta adresi). Bu bilgiler, olası bir denetimde veya alıcı şikayetinde kanıt niteliği taşıyacaktır.
İzinlerinizi başarıyla yükledikten sonra, İYS sistemi üzerinden yeni onay almaya veya mevcut onayları yönetmeye devam edebilirsiniz. Alıcılar, Vatandaş İYS portalı üzerinden kendi ileti izinlerini görür. İstediklerinde bu izinleri iptal edebilirler. Bu nedenle İYS’ye aktardığınız verilerden gelecek ret bildirimlerini düzenli takip etmelisiniz.
Sistem, alıcıların reddetme hakkının kullanılmasına olanak tanıyarak onların istemediği iletileri durdurma güvencesi sunar. Bir alıcı, İYS üzerinden ileti iznini kaldırdığında işletmelerin bunu dikkate alması gerekir. En geç 3 iş günü içinde sisteminizi güncelleyin ve bu kişiye ticari ileti göndermeyi durdurun.
Teknik entegrasyonda Makdos devreye giriyor. İYS’nin resmi entegratörü olarak geliştirdiğimiz altyapı, KOBİ’lerin süreçlerini otomatik ve hatasız şekilde yönetmesini sağlıyor. Makdos paneli ile onay listelerinizi tek tıkla İYS’ye yükleme yapabilirsiniz. İsterseniz API entegrasyonu kurarak kendi yazılımlarınızı İYS ile tam uyumlu hale getirmek mümkündür.
Teknik adımların detaylı açıklamasını Makdos’un yardım sayfasında bulabilirsiniz. “İleti Yönetim Sistemi (İYS) Entegrasyonu Nasıl Yapılır?” rehberi size adım adım yol gösterir. Ayrıca bu konudaki görsel anlatım için Makdos’un hazırladığı teknik detay videosu da yer almaktadır.
İYS Başvuru Sürecinde Nelere Dikkat Edilmeli?
İYS’ye kayıt ve başvuru sürecinde başarılı olmak için bazı önemli noktaları göz önünde bulundurmak gerekir. Başvuru işlemleri kadar, sonrasında İYS sistemini kullanırken uyulması gereken kurallar da vardır. KOBİ’lerin sıkça yaptığı hatalardan kaçınmak ve yasal uyumluluğu tam sağlamak adına şu konulara dikkat etmelisiniz:
- Yasal Zorunluluklar ve Sürelere Uyum: İYS platformuna kayıt olmak isteğe bağlı değildir. Kanun gereği her hizmet sağlayıcı için zorunlu bir süreçtir. Mevzuata göre İYS kaydı zorunludur. 6563 sayılı kanun gereği, onaylar yüklenmeden işletmelerin ticari elektronik ileti göndermesi yasaktır.
Başvurunuzu, yetkililerin belirlediği süreler içinde tamamlamaya özen gösterin. Örneğin, İYS ilk yürürlüğe girdiğinde mevcut izinli veri tabanlarının aktarımı için son tarihler belirlenmişti. 2020’de başlayan bu süreç, ek uzatmalarla 2021 ortasına kadar devam etti. Güncel duyuruları İYS web sitesinden takip ederek herhangi bir son tarih veya güncellemeyi kaçırmayın. - Doğru ve Eksiksiz Veri Girişi: İYS başvurusu sırasında tüm verilerin eksiksiz ve doğru girilmesi gerekir. Aynı dikkat, izin yükleme sürecinde de gösterilmelidir. Özellikle MERSİS numarası, şirket ünvanı, yetkili kişi bilgileri gibi alanlarda yapılacak bir hata başvurunuzun gecikmesine neden olabilir.
Benzer şekilde, onay listelerinizi İYS’ye aktarırken tüm kayıtları dahil ettiğinizden emin olun. Eksik ya da hatalı veri aktarımı ciddi sorunlara yol açabilir. Örneğin, müşteriniz onay vermediği halde ticari ileti alabilir. - Onaysız İleti Göndermeme: İYS’ye kayıt olmayı beklemeden veya gerekli izinleri sisteme işlemeden kesinlikle ticari mesaj göndermeyin. Onaysız ileti gönderimi, hem müşteri şikayetlerine hem de İYS denetimlerinde idari para cezalarına sebep olabilir.
Kanuna göre izinsiz gönderilen her ileti için ceza uygulanır. Toplu ihlallerde ise bu cezalar 10 kata kadar artırılabilir. Unutmayın, İYS’ye kaydolmadan ticari elektronik ileti gönderen hizmet sağlayıcılar tespit edildiğinde ciddi yaptırımlarla karşılaşır. - Ret (İptal) Bildirimlerinin Takibi: Bir müşteri ileti iznini geri çekmek isterse bunu doğrudan size bildirebilir. Alternatif olarak İYS üzerinden ret talebi de oluşturabilir. Her iki durumda da, ilgili alıcının iletişim adresini en geç 3 iş günü içinde listelerinizden çıkarmakla yükümlüsünüz.
İYS portalına düzenli olarak giriş yaparak veya entegrasyon API’lerini kullanarak ret bildirimlerini takip edin. İYS’de reddetme hakkı önemli bir unsurdur. Bu hakkı zamanında işlemek, hem cezaları önler hem de müşteri memnuniyetini korur. - Veri Güvenliği ve KVKK Uyumu: İYS’ye aktaracağınız veritabanı, müşterilerin kişisel verilerini içerir. Bu verileri hem İYS sistemine yüklerken, hem de kendi sisteminizde saklarken güvenliğini sağlamak ve gizliliğini korumak zorundasınız.
İYS, TOBB bünyesinde güvenli bir altyapı sağlar. Ancak işletmelerin kendi tarafında da KVKK kurallarına uygun hareket etmesi zorunludur. Onay kayıtlarınıza sadece yetkili personelin eriştiğinden emin olun ve izinsiz paylaşım yapmayın.
Dikkat: İYS’ye kayıt olmadan ticari elektronik ileti göndermek, kanunen yasaktır ve ciddi para cezalarıyla sonuçlanabilir. İşletmenizin itibarını korumak için İYS başvurunuzu zamanında tamamlayın. Ayrıca tüm ileti izinlerinizi sistemde eksiksiz kayıt altına alın.
İYS kaydı olmadan ticari ileti göndermek yasaktır. 6563 sayılı Kanun’a göre bu durum tespit edildiğinde işletmelere idari para cezası uygulanır.
- Aracı Hizmet Sağlayıcıların Rolü: Kampanya ve duyurularınızı aracı hizmet sağlayıcı üzerinden göndermeniz mümkün. Ancak bu durum, İYS’ye kayıt zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Kendi firmanız hizmet sağlayıcı olarak mutlaka İYS’de kayıtlı olmalıdır.
Aracı hizmet sağlayıcı platformlar, teknik olarak iletilerin gönderimini üstlenseler bile, izin kayıtlarının yasal sorumluluğu mesajı gönderen işletmededir. Sorunsuz bir süreç için üçüncü taraflarla koordinasyon kurun.
İYS entegrasyonu, dijital pazarlama ajansınız ve SMS sağlayıcınızla birlikte yürütülmelidir. Gerekirse onlara İYS üyelik numaranızı bildirerek, gönderim yaparken IYS entegrasyonunu aktif etmelerini sağlayın.
Sonuç olarak, İYS başvuru sürecinde dikkat ettiğiniz her adım şirketinizi yasal yaptırımlardan korur. Ayrıca müşterilerle güvene dayalı ve sürdürülebilir bir iletişim kurmanızı sağlar.
Makdos ile İYS Entegrasyonu: Avantajlar ve Destek
İYS’ye kayıt ve entegrasyon süreçlerini kendi başınıza yönetmek zor bir deneyim gibi görünebilir. Özellikle teknik entegrasyon veya toplu veri aktarımı konularında yardıma ihtiyaç duyabilirsiniz. Makdos, İYS’nin resmi iş ortağı (entegratörü) kimliğiyle bu noktada KOBİ’lere kapsamlı çözümler sunuyor. Peki Makdos ile çalışmanın İYS sürecindeki avantajları nelerdir?
- Uzman Danışmanlık ve Kolay Kurulum: Makdos, İYS hizmeti kapsamında işletmelere adım adım kurulum desteği sağlar. Belgelerin hazırlanması ve başvuru formlarının eksiksiz doldurulması için uzman ekibimiz size yol gösterir. “Ücretsiz danışmanlık” hizmeti sayesinde İYS’ye uyum sürecinizde karşılaştığınız soruları uzman ekibimize 7/24 sorabilirsiniz. Karmaşık görünen işlemler Makdos rehberliğiyle çok daha anlaşılır hale gelir.
- Hızlı ve Sorunsuz Entegrasyon: Makdos altyapısı, İYS ile tam entegre çalışacak şekilde geliştirilmiştir. Panel üzerinden birkaç tıklamayla İYS hesabınızı Makdos sistemine bağlayabilir, bütün ileti izinlerinizi tek seferde aktarım yapabilirsiniz. API entegrasyonu ile mevcut CRM veya pazarlama yazılımlarına İYS fonksiyonları eklenir ve onay yönetimi otomatik hâle gelir. Bu sayede manuel veri yükleme derdinden kurtulur, hatasız ve anlık güncellemelerle zamandan tasarruf edersiniz.
- Güvenli Veri İşleme: Makdos, müşteri verilerinin güvenliği konusunda sektörün öncülerindendir. İYS entegrasyonu için Makdos’u tercih ettiğinizde, ilettiğiniz tüm onay verileri güvenli sunucularda şifrelenerek saklanır. Makdos, ISO 27001 ve KVKK uyumlu süreçleri sayesinde veri güvenliği ve gizliliğini sağlar. Hem İYS ortamında hem de Makdos sisteminde, müşteri iletişim verileriniz yetkisiz erişimlere karşı güvendedir.
- 7/24 Teknik Destek: Makdos’un uzman destek ekibi, karşılaştığınız sorunlarda her an size destek verir. İYS’de güncelleme yapıldığında, entegrasyon kodunda hata çıktığında veya müşteri şikayeti aldığınızda endişelenmeyin. Makdos teknik desteği tüm bu durumlarda hızlı çözüm üretir. Üstelik destek ekibimiz, sadece sorun çözmekle kalmaz; İYS kullanımınıza dair size proaktif öneriler de sunar.
Makdos İYS çözümleri, ticari iletişim süreçlerini yasal gerekliliklere uygun şekilde yönetmek için tüm araçları sunar. Ayrıca süreç boyunca size rehberlik eder. İYS kayıt sürecinde zorlanıyorsanız endişelenmeyin. Makdos’un sunduğu kolaylıklarla teknik entegrasyon dahil tüm işlemleri hızlıca tamamlamanız mümkün.
Sonuç ve Çağrı
Bu yazıda KOBİ’ler için İYS kaydı ve başvuru sürecini adım adım anlattık. Yasal uyum için dikkat etmeniz gereken noktaları kapsamlı şekilde paylaştık.
Bu rehberle birlikte İYS kayıt adımlarını, başvuru belgelerini ve süreci kolaylaştıracak noktaları öğrenmiş oldunuz. Ayrıca İYS’nin yasal açıdan neden önemli olduğunu gördünüz. Makdos gibi bir entegratör sayesinde sürecin nasıl daha kolay yönetildiğini de öğrendiniz.
İşletmenizin pazarlama iletişiminde yasal uyumluluğu sağlamak ve müşteri güvenini pekiştirmek için İYS’ye kayıt adımını ertelemeyin. Unutmayın, iletişim izinlerini zamanında düzenlemek yasal bir zorunluluktur. Aynı zamanda işletmeniz için profesyonel bir yaklaşımı da gösterir. Eğer hala İYS sistemine dahil olmadıysanız, şimdi harekete geçme zamanı!
İleti Yönetim Sistemi hizmetinden faydalanmak istiyorsanız hemen başvurun.
