KOBİ’ler için İYS Rehberi: Küçük İşletmeler Nelere Dikkat Etmeli?

GİRİŞ

Günümüzde küçük ve orta ölçekli işletmeler, izinli pazarlama yaparak müşterilerin güvenini korumak zorundadır. E-bülten, toplu SMS veya telefonla tanıtım gibi tüm ticari iletiler yasal düzenlemelerle kontrol altındadır. 6563 sayılı Kanun ve KVKK uyumu kapsamında, her ticari elektronik ileti için alıcının önceden onayının alınması şarttır. Bu amaçla oluşturulan İleti Yönetim Sistemi (İYS), işletmelerin müşteri izinlerini tek merkezden yönetmesini sağlar.

İYS, KOBİ sahipleri ve pazarlama ekiplerine iki avantaj sağlar; yasal uyum ve izinli pazarlamada verimlilik. Doğru uygulandığında İYS, işletmelerin toplu SMS ve e-posta kampanyalarını izinli şekilde hedef kitlelerine ulaştırmasını sağlar. Böylece şikayet ve spam riski azalır, müşteri memnuniyeti artar.

İYS hakkında bilmeniz gereken her şeyi bu rehberde topladık. Kayıt süreci, panel kullanımı, yasal kurallar ve Makdos entegrasyonu dâhil tüm bilgileri bulabilirsiniz. 

İYS Nedir?

İleti Yönetim Sisteminin Tanımı ve Kapsamı

İleti Yönetim Sistemi (İYS), T.C. Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilen merkezi bir veri tabanı ve yönetim platformudur. Hizmet sağlayıcılar, yani ticari ileti gönderen işletmeler, İYS üzerinden alıcılardan aldıkları ileti izinlerini kaydeder ve yönetir. Bu sistem, SMS, e-posta ve arama gibi ticari elektronik ileti izinlerini tek bir platformda birleştirir.

İYS, SMS, e-posta ve sesli aramaları kapsar. Kullanıcılar bu iletilere verdikleri izinleri tek yerden görebilir, yönetebilir veya iptal edebilir.

İYS, Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği (TOBB) tarafından kurulan ve İYS A.Ş. tarafından işletilen ulusal bir platformdur. İYS üzerindeki tüm kayıtlar zaman damgası ile tutulur ve güvenli biçimde saklanır. Bu sistem sayesinde, müşterilerin hangi işletmelere ve hangi kanallar üzerinden izin verdiği ya da reddettiği kolayca izlenebilir.

Veri tabanı yönetimi, İYS’nin temelini oluşturur. İşletmeler topladıkları izinleri sisteme kaydeder ve panel üzerinden düzenli olarak günceller. 

KOBİ’ler İçin İYS’nin Önemi

Küçük işletmeler için İYS, başta yasal uyumluluk olmak üzere birçok nedenle büyük önem taşır. İYS’ye kayıt olmak ve sistemi doğru kullanmak, 6563 sayılı Kanun’a uygun ileti göndermenin zorunlu adımıdır. Aksi halde KOBİ’ler, izinsiz gönderdikleri her SMS veya e-posta için yüksek idari para cezalarıyla karşılaşabilir. Toplu gönderimlerde bu cezalar hızla artar ve küçük bir hata bile bütçeleri ciddi şekilde zorlayabilir.

İYS kullanımı KOBİ’lerin müşteri ilişkileri açısından da kritiktir. İzinsiz mesaj bombardımanına maruz kalmayan müşteriler, işletmeye daha fazla güven duyar. İzinli pazarlama yaparak hareket eden şirketler, hedef kitlesine gerçekten ilgilendiği içerikleri ulaştırdığı için geri dönüş oranlarını yükseltir.

Özellikle sınırlı bütçeyle pazarlama yapan KOBİ’ler için, kaynakları doğru hedef kitleye yönlendirmek büyük önem taşır. Spam mesajlarla bütçeyi boşa harcamak ciddi kayıplara yol açabilir. İYS, müşteri verilerinin korunması ve ileti tercihlerine saygı konusunda işletmelere standart bir yöntem sunarak marka itibarını güçlendirir.

Son olarak, İYS’nin KOBİ’lere sağladığı bir avantaj da küçük ölçekli veritabanları için ücretsiz oluşudur. 5.000’den az onaylı iletişim adresine sahip işletmeler İYS’nin temel kullanımından herhangi bir ücret ödemez. Bu sayede küçük işletmeler de büyük firmalarla aynı sistemde yer alabilir. Üstelik ek maliyet ödemeden ve mevzuata tam uyumla ileti onaylarını kolayca yönetebilirler.

Örneğin, 5.000’den fazla alıcıya ulaşıyorsanız, standart İYS planı yeterli olmayabilir. Bu durumda gelişmiş paket veya entegrasyon desteğine ihtiyaç duyabilirsiniz. Bu durumda, ek özelliklerden yararlanmak için ücretli İYS paketlerine geçmeniz gerekebilir. Alternatif olarak, bir İYS entegratörüyle de iş birliği yapılabilir.

Ticari İleti Onayı ve Yasal Zorunluluklar

6563 Sayılı Kanun Kapsamı

Ticari elektronik iletilerin yasal çerçevesi, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ile belirlenmiştir. 2015’te yürürlüğe giren kanun, işletmelere ticari elektronik ileti göndermeden önce alıcı onayı alma zorunluluğu getirmiştir.

Yani, herhangi bir tanıtım, kampanya veya reklam iletisi göndermeden önce müşteriden onay almak yasal zorunluluktur. Kanun gereği alınan onaylar, alıcı geri çekene kadar geçerlidir. Ayrıca her iletide, alıcının “ret” yani iptal hakkını kolayca kullanabilmesi sağlanmalıdır.

2017’deki düzenleme, ileti onaylarının merkezi olarak yönetilmesini öngördü. Böylece Ticaret Bakanlığı’nın devreye almasıyla İYS sistemi kurulup faaliyete geçti. Artık işletmeler, İleti Yönetim Sistemi üzerinden onaylarını kaydetmek ve yönetmek zorundadır.

Kanuna göre alıcı onayı olmadan gönderilen her ticari SMS veya e-posta cezaya tabidir. Bu tür izinsiz iletiler için idari para cezası uygulanır. Özellikle toplu SMS gönderimlerinde ceza her alıcı için ayrı uygulanır. Bu da izinsiz bir kampanya mesajının, yüzlerce kişiye ulaştığında katlanarak büyüyen cezalara neden olacağı anlamına gelir.

Örneğin, her izinsiz ileti için binlerce TL ceza uygulanır. Gönderim sayısı arttığında, ceza miktarı katlanarak 10 kata kadar yükselebilir. Dolayısıyla, kanuna uyum göstermemek hem finansal açıdan hem de itibar açısından ciddi riskler taşır.

Kanunun getirdiği kuralların özeti şu şekilde sıralanabilir:

• Önceden Onay Zorunluluğu: Reklam veya kampanya iletisi göndermeden önce alıcı onayı alınması yasal bir gerekliliktir. Onay, web formu veya SMS kodu gibi elektronik yöntemlerle alınabilir. Bu onayı ispatlama sorumluluğu tamamen hizmet sağlayıcıya aittir.
• Ret Hakkı ve Süresi: Alıcılara gönderilen her ticari iletide, bir ret (abonelik iptal) seçeneği sunulmalıdır. Alıcılar, istedikleri zaman ileti almayı bırakabilir. Ret talepleri 3 iş günü içinde işlenir ve bu kişilere ileti gönderimi durdurulur. (İYS üzerinden yapılan ret bildirimleri ise otomatik olarak sistemde kayıt altına alınıp herkese yansır.)
• İzinsiz İletilere Cezalar: Onaysız olarak ticari ileti gönderen işletmeler için ciddi idari para cezaları öngörülmüştür. İYS’ye kayıt yaptırmadan veya izin almadan SMS/e-posta göndermek yasaktır. Bu ihlalde ceza tutarı bin TL’den başlayıp on binlerce TL’ye kadar çıkar. Özellikle tekrar eden ihlallerde veya yüksek hacimli izinsiz gönderimlerde ceza tutarı katlanarak artmaktadır.

KVKK ile İYS Arasındaki İlişki

İYS ’nin bir diğer önemli boyutu da Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ile kesişim noktalarıdır. Ticari ileti izinleri, doğası gereği kişisel veri kategorisinde bilgiler içerir (örn. bir müşterinin cep telefonu numarası veya e-posta adresi ve ileti tercihleri).

KVKK, kişisel verilerin işlenmesi ve saklanması konusunda işletmelere sıkı yükümlülükler getirmektedir. İYS onayı almak tek başına yeterli değildir. Kişisel veriler, KVKK kurallarına uygun biçimde güvenli şekilde saklanmalıdır.

İleti Yönetim Sistemi, KVKK uyumu açısından işletmelere yardımcı olan bir araç görevi görür. Nasıl mı? İYS, izin kayıtlarını şifreli bir veri tabanında güvenli biçimde saklar. Yetkisiz kişilerin bu bilgilere erişimi engellenir. Bu, müşteri iletişim verilerinin farklı ortamlarda dağınık ve güvensiz şekilde tutulması riskini ortadan kaldırır.

İYS sayesinde, hangi müşterinin hangi iletişim kanallarına izin verdiği bilgisi tek bir sistemde saklanır. Bu sayede verilere erişim daha kontrollü ve güvenlidir. Bu da müşteri verilerinin gizliliği ve bütünlüğü açısından KVKK’nın aradığı güvenlik tedbirlerinin uygulanmasına katkı sağlar.

KVKK kapsamında kişi, istenmeyen ticari iletide şikâyet hakkına sahiptir. Şikâyet hem Ticaret Bakanlığı’na hem de KVKK Kurulu’na yapılabilir. İYS’nin etkin şekilde kullanılması, bu tür şikayetlerin önüne geçilmesine yardımcı olur.

İYS, onayı olmayan alıcılara mesaj gönderimini otomatik olarak engeller. Kişi iznini iptal ettiğinde sistem bunu günceller ve tüm taraflara iletir.

Özetle, İYS ve KVKK ortak bir amaçta buluşur: müşteri mahremiyetini korumak ve elektronik iletişimde izin ilkesini yerleştirmek. İYS’ye uyumlu çalışan bir KOBİ, verilerini büyük ölçüde KVKK kurallarına uygun biçimde işlemiş olur.

İYS’ye Kayıt ve Başvuru Süreci

e-Devlet Üzerinden İYS Başvurusu

İYS’ye kayıt olmak, tüm hizmet sağlayıcılar için yasal bir zorunluluktur. Kayıt işlemi e-Devlet üzerinden yapılır. İYS başvurusu için KOBİ’nin MERSİS kaydı güncel olmalı ve yetkililerde e-imza bulunmalıdır. Başvuru adımları genel hatlarıyla şöyledir:

1. e-Devlet’e Giriş: Şirket yetkilisi, kendi e-Devlet hesabına giriş yapar. Ardından e-Devlet üzerinden “İleti Yönetim Sistemi Başvuru” hizmetini aratarak ilgili sayfaya ulaşır. Ticaret Bakanlığı’nın e-Devlet portalında İYS’ye özel bir bölüm bulunur.
2. Başvuru Formu ve Bilgiler: İYS başvuru formunda şirketin unvanı, MERSİS numarası ve adres bilgileri yer almalıdır. Ayrıca ticari ileti gönderdiğiniz markaların adları da forma eklenmelidir. Ayrıca sahip olduğunuz onaylı iletişim adresi sayıları (e-posta adedi, telefon numarası adedi gibi) sorulabilir. Bu bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurun.
3. Taahhütname ve E-imza: İYS sisteminden Temel Hizmetler Kullanım Sözleşmesi’ni indirin. Belgede şirket yetkilisi olarak e-imzanızı kullanarak onay verin. Eğer şirketinizi birden fazla kişi müştereken temsil ediyorsa, tüm yetkililerin imzalaması gerekebilir. E-imza ile imzalama işlemi de e-Devlet üzerinden yapılabilir.
4. Başvurunun Tamamlanması: Marka tescil belgeleri ve e-imzalı taahhütnameyi sisteme yükleyin. Tüm belgeleri ekledikten sonra başvurunuzu gönderin. Başvurunuz onaylandığında, artık İYS paneline giriş yaparak işletmenize ait ileti onayı verilerini yüklemeye hazır olacaksınız.

Başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra İYS yönetim paneline iys.org.tr resmi sitesi üzerinden şirket hesabınızla giriş yapabilirsiniz. İYS kaydı başlangıçta teknik gelebilir, fakat arayüz KOBİ’lerin rahatlıkla kullanacağı şekilde tasarlanmıştır. Ayrıca bir İYS entegrasyon iş ortağı (entegratör firma) ile çalışıyorsanız, başvuru sürecinde de size rehberlik edilecektir.

5.000+ İleti Adresi Olanlar için Ek Yükümlülükler

İşletmenizin onaylı iletişim listesi genişse, İYS sürecinde dikkat etmeniz gereken ekstra noktalar vardır. Öncelikle, 5.000’den fazla e-posta veya telefon kaydınız varsa, İYS’nin ücretsiz paketi yeterli gelmez. Gelişmiş paketleri değerlendirmeniz gerekir.

İleti Yönetim Sistemi belirli bir adedin üzerindeki kayıtlar ve gelişmiş özellikler için ücretli paketler sunar. Örneğin, İYS’deki onay alma modülü, vatandaşlara izin talebi gönderme imkânı sunar. Bu özellik 5.000 adrese kadar ücretsizdir, ancak daha büyük veritabanlarında ücret uygulanır. Dolayısıyla büyük bir müşteri kitleniz varsa, İYS’nin ücretlendirme politikasını inceleyerek bütçenizi planlamalısınız.

Ayrıca, onaylı kişi sayısı fazla olan şirketlerin İYS API entegrasyonu kullanması adeta bir zorunluluk haline gelebilir. Çünkü binlerce izin kaydını elle İYS paneline girmek veya güncellemek pratik olmayacaktır.

API kullanarak CRM veya müşteri yönetim sisteminizi İYS ile entegre edebilirsiniz. Bu sayede izin güncellemeleri otomatik yapılır. Bu noktada, resmi İYS iş ortağı olan bir entegratör firmadan destek almak iş yükünüzü önemli ölçüde azaltır.

Unutulmaması gereken bir diğer konu da süreç ve süreler ile ilgilidir. İYS’ye kayıt zorunluluğu getirildiğinde, elinde izinli veri bulunan işletmelere bu verileri aktarmaları için son tarihler tanımlandı. Veri büyüklüğüne göre bu süre 2020’nin sonuna veya 2021’in ortasına kadar uzatıldı.

Günümüzde işletmeler, aldıkları her yeni ileti onayını 3 iş günü içinde İYS’ye iletmek zorundadır. Büyük listelerde bu kurala uymak zor olabilir. Bu yüzden teknik entegrasyonlar kullanarak süreci otomatik hale getirmek en iyi çözümdür. Aksi halde, zamanında İYS’ye eklenmeyen izinler geçerli sayılmaz ve bu kişilere ticari ileti gönderemezsiniz.

Özetle, KOBİ’niz büyüyor ve müşteri verileri çoğalıyorsa, İYS’ye dair yükümlülükleri yeniden değerlendirin. Gerekirse daha yüksek kapasiteye geçin, ücretli servisleri kullanın veya Makdos gibi bir İYS entegratörüyle API bağlantısı kurun. Bu adımlar süreci kolaylaştırır.

İYS Paneli ve Veri Tabanı Yönetimi

Mevcut İzinleri İYS’ye Aktarma

Başvuruyu tamamladıktan sonra ilk adımınız, elinizdeki müşteri izinlerini İYS sistemine aktarmak olmalıdır. Pek çok KOBİ’nin İYS öncesinde de farklı yollarla topladığı onaylı telefon ve e-posta listeleri bulunur. Bu veriler İYS’ye taşınmadığı sürece yasal olarak geçerli sayılmayacaktır.

Dolayısıyla, işletmenizin elindeki mevcut ileti onaylarını İYS’ye yüklemeniz gerekir. Bu işlem tek tek veya toplu olarak yapılabilir.

İYS paneline giriş yaptıktan sonra, “İzin Ekleme” veya benzeri bir bölüm üzerinden müşterilerin ileti izinlerini sisteme girebilirsiniz. Küçük ölçekli izinler için formu panelden manuel doldurmak mümkündür.

Çok sayıda kayıt varsa, .CSV formatında toplu yükleme seçeneğini kullanmak daha uygundur. İYS, Excel’den kaydedilmiş CSV dosyalarıyla toplu veri yüklemenize izin verir. Bu dosyada her satırda bir alıcıya ait telefon numarası veya e-posta adresi bulunmalıdır. Ayrıca ad-soyad, onay tarihi ve onay kaynağı gibi bilgiler de eklenmelidir.

Geçmişte alınmış onayları yüklerken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta yükleme süreleridir. İYS mevzuatına göre, işletmeler daha önce aldıkları onayları belirtilen tarihlere kadar sisteme aktarmak zorundaydı.

Örneğin, 150.000’den az izinli iletişim adresi olan işletmeler için son yükleme tarihi 31 Mayıs 2021’di. Bu süre geçmiş olsa da, İYS’ye eklenmemiş eski izinleriniz varsa bunları hemen yüklemelisiniz. Aksi halde, bu izinlere dayanarak göndereceğiniz iletiler denetimlerde geçersiz sayılır.

Mevcut izinlerinizi derleyip bir veri temizliği yapın. Elinizdeki listeleri gözden geçirerek gerçekten onay alınmış kişilerden oluştuğunu doğrulayın. Sonrasında temiz listeyi İYS’ye yüklemek, olası şikayet riskini de azaltacaktır.

İYS’ye aktarım sırasında herhangi bir hata olmaması için Ticaret Bakanlığı’nın sağladığı kılavuzlardaki formatlara uyun.

İYS Panelinde İzin Güncelleme ve Raporlama

İYS’ye kayıt olduktan ve tüm mevcut izinlerinizi aktardıktan sonra işiniz bitmiyor – aslında yeni başlıyor. İYS paneli, işletmelerin ileti izinlerini sürekli güncel tutması ve raporlaması için kullanılacak bir yönetim merkezidir. Paneli düzenli olarak kontrol etmek ve gerekli aksiyonları almak önemlidir:

• Yeni Onayların Eklenmesi: Her yeni müşteri onayını, en geç 3 iş günü içinde İYS’ye bildirin. Paneldeki ilgili bölümden yeni onay girilebilir ya da yine toplu yükleme yapılabilir. Alternatif olarak, Makdos gibi entegratörlerin API çözümleriyle yeni kayıtlar otomatik olarak İYS’ye iletilebilir.
• Ret ve İptallerin Güncellenmesi: “STOP” mesajı ya da “abonelik iptali” tıklaması gibi ret durumlarını kaydedin. Ret bilgisini en geç 3 iş günü içinde İYS’ye bildirin. İYS paneline girdiğinizde bu müşteriyi bulup iznini “iptal” konumuna getirmeniz gerekir. Eğer alıcı ret işlemini doğrudan İYS sistemi üzerinden yapmışsa, bu durum zaten otomatik olarak panelinize yansır.
  Ancak sizin kendi kanallarınızdan gelen ret taleplerini manuel girmeniz gerekir. Bu süreci de mümkün olduğunca hızlı yönetip, müşteriyi tekrar rahatsız etmemek en iyi pratiktir.
• Veri Tabanı Yönetimi ve Senkronizasyon: İYS panelini, kendi CRM veya pazarlama listelerinizle uyumlu tutmalısınız. Yani şirket içindeki müşteri listeleriniz ile İYS kayıtlarınız birbirini tutmalı. En doğrusu, İYS’yi ana veri kaynağı olarak kabul etmektir.
  Pazarlama iletilerini yalnızca İYS’de onayı bulunan kişilerle sınırlandırın. Bu amaçla, belirli periyotlarla İYS panelinden güncel “izinli kişiler” listesini indirip kendi sisteminizle karşılaştırın.
  İYS panelinde yer alan raporlarla onay, ret ve kanal dağılımlarını (SMS, e-posta vb.) anlık olarak görebilirsiniz. Bu raporlar, hem yasal durumunuzu izlemek hem de pazarlama performansınızı ölçmek açısından değerlidir.
• İzin Detayları ve Loglar: İYS panelinde her bir izin kaydı için detaylar görülebilir. Örneğin bir müşterinin onayı ne zaman, hangi yolla alınmış, metni neydi, gibi bilgilere ulaşmak mümkündür. Olası bir denetim veya müşteri şikayetinde bu kayıtları inceleyerek hazırlıklı olabilirsiniz. Tüm işlemler zaman damgalı olarak saklandığından, geriye dönük izleme yapmak kolaydır. 

İYS kurallarına göre, yeni aldığınız her ticari ileti onayını 24 saat içinde alıcıya teyit e-postası/SMS’i göndererek doğrulamanız ve en geç 3 iş günü içinde İYS’ye kaydetmeniz gerekir. 

Önceden alınan izinlerin, yasal olarak belirlenen tarihlere kadar İYS sistemine toplu şekilde aktarılması gerekiyordu. Bu tarihler 2021 yılına kadar kademeli biçimde belirlenmişti. İYS Paneli üzerinden mevcut onaylarınızı .CSV dosyalarıyla topluca yükleyebilir; yeni onayları ise anlık olarak API entegrasyonu ile sisteme aktarabilirsiniz. Süresi içinde İYS’ye bildirilmeyen onaylar, yasal olarak geçersiz sayılır ve bu kişilere ileti gönderimi yapamazsınız.

Yukarıdaki adımları düzenli uygulayan KOBİ’ler, İYS paneliyle verilerini yasal, güvenli ve şeffaf biçimde yönetir. Özellikle izin ekleme ve çıkarma işlemlerinin zamanında yapılması, olası cezalardan kaçınmanızı sağlarken müşteri memnuniyetini de koruyacaktır.

İzinli Pazarlama: Toplu SMS ve E-Posta Gönderimleri

Kampanya Öncesi İleti İzin Kontrolü

İzinli pazarlama, adından da anlaşılacağı üzere, yalnızca onay vermiş alıcılara yönelik yapılan pazarlama iletişimidir. İYS’ye kayıtlı bir işletmeyseniz, her pazarlama kampanyasından önce hedef listenizdeki ileti izinlerini mutlaka kontrol edin. Her birinin İYS’de “ONAYLI” durumda olduğundan emin olun.

Kampanya hazırlarken, hangi SMS veya e-posta pazarlama aracını kullanırsanız kullanın, verilerinizi mutlaka İYS ile kontrol edin. Makdos gibi bir entegratör kullanıyorsanız, süreç çok daha kolay hale gelir.

Makdos İYS entegrasyonu, gönderimden önce alıcı onayını otomatik doğrular. Onayı olmayan kişiler sistem tarafından listeden çıkarılır. Eğer entegrasyonunuz yoksa, İYS panelinden güncel izinli kişi listesini indirip kampanya listenizle manuel olarak karşılaştırın.

Unutmayın, izin durumu “RET” olan kişilere kampanya göndermek yasaktır. Ayrıca bu durum, müşteri güvenini ciddi şekilde zedeler.

Kampanya öncesi izin kontrolü yaparken, olası hatalı eşleştirmelere de dikkat etmelisiniz. Örneğin, müşteriniz telefon numarası için izin vermiş ama e-posta için vermemiş olabilir.

İYS izinleri kanal bazında kaydeder. SMS için SMS izni olanları, e-posta için e-posta izni olanları filtreleyin. Bir kanalda izin vermiş olması, diğer kanal için otomatik izin anlamına gelmez. Dolayısıyla listelerinizi kanal bazında da ayıklamanız gerekir.

Son olarak, kampanya içeriklerine kanunun zorunlu tuttuğu unsurları eklemeyi unutmayın. Her SMS veya e-postada, alıcının iletiyi kolayca iptal edebileceği bir ret seçeneği olmalıdır. Örneğin SMS’te “IPTAL” yazarak yanıt verme ya da e-postada “abonelikten çık” bağlantısı buna örnektir. Bu sayede hem yasal gerekliliği yerine getirir hem de İYS dışında gelen ret bildirimlerini sisteminize aktarmış olursunuz.

Ret (İptal) Taleplerinin Yönetimi

Ret hakkı (ileti almayı reddetme hakkı), müşterilere kanun tarafından tanınmış temel bir haktır. KOBİ’lerin, bu hakkın kullanılmasını kolaylaştırmak ve ret taleplerini zamanında işlemek konusunda titiz olmaları gerekir. Aksi halde, mesaj almak istemediği hâlde iletiler almaya devam eden müşteriler şikâyet edebilir. Bu durum, cezai yaptırımlara kadar gidebilir.

Ret (iptal) taleplerini yönetmek için öncelikle tüm iletilerde müşteriye net bir çıkış yolu sunun. Örneğin SMS gönderiyorsanız, mesajın sonuna “İptal için IPTAL yazıp 1234’e gönderin” notunu ekleyin. E-postalarda ise bir “abonelikten çık” bağlantısı bulundurun. Müşteri bu yolu kullanarak ret bildirimini yaptığında, mümkünse otomatik olarak İYS’ye entegre edin.

Makdos ’un sunduğu İYS paneli ve webhook desteğiyle, müşterinin yaptığı ret işlemi anında sisteminize düşer. Böylece veritabanınızdaki izin durumu otomatik olarak “izin yok” şeklinde güncellenir.

Eğer ret talebi İYS sistemi üzerinden geliyorsa (yani müşteri doğrudan e-Devlet veya iys.org.tr üzerinden sizin firmanıza ait izni kaldırdıysa), bu değişiklik size İYS panelinde gösterilir. Manuel işlem yapmadan sisteminizi güncel tutmak için düzenli olarak İYS raporlarını indirin. Bu raporlardan ret eden kişileri kolayca kontrol edebilirsiniz.

Makdos entegrasyonu bu süreci de kolaylaştırır: ret eden kişilerin bilgisi günlük raporlar veya anlık bildirimlerle sisteminize düşer.

Ret yönetiminde en önemli kural, ret eden kişilere tekrar mesaj göndermemektir. Sisteminizde bu güvenceyi mutlaka sağlayın. İYS kullanmayan eski yöntemlerde, farklı listelerde adının gözden kaçması gibi durumlar yaşanıyordu.

İYS ile entegre çalışan bir sistemde, müşteri “RET” dediğinde bu bilgi tek merkezde güncellenir. Böylece tüm gönderim kanallarınızda otomatik olarak geçerli olur. Yine de, ek güvenlik için iç listelerinizi belirli aralıklarla temizleyin. Böylece verileriniz güncel kalır ve İYS ile senkron çalışır.

Son olarak, ret taleplerine saygı duymak müşterilerle uzun vadeli güven ilişkisi kurmanın da bir parçasıdır. Hiçbir müşteri, talebine rağmen ileti göndermeye devam eden bir şirketi güvenilir bulmaz.

İYS entegrasyonu sayesinde, müşteri ret bildirdiğinde bu bilgi kaydedilir ve ilgili tüm taraflarla paylaşılır. Böylece hata riski en aza iner. Bu da markanızın “isteğe saygılı” bir iletişim politikası olduğuna dair olumlu bir imaj oluşturur.

KOBİ’ler İYS Sürecinde Nelere Dikkat Etmeli?

Küçük işletmelerin İYS’ye uyum sürecinde başarılı olabilmesi için dikkat etmesi gereken önemli noktaları şöyle özetleyebiliriz:

• Tüm İzinleri Derleyin: İşe, mevcut tüm müşteri iletişim listelerinizi gözden geçirmekle başlayın. Hangi müşterilerden hangi kanallar için ileti onayı almışsınız, hangilerinden hiç almamışsınız belirleyin. Eksik onaylar varsa, kampanya göndermeden önce mutlaka bu kişilerden izin almaya çalışın. Örneğin, mağazanızı ziyaret eden bir müşteriye SMS göndermek istiyorsanız önce onayını isteyin.
• İYS’ye Kayıt ve Güncelleme: İYS kaydınızı yaptırdıktan sonra elinizdeki tüm onayları hemen sisteme yükleyin. Bu bir seferlik bir iş gibi görünse de, sürekli bakım isteyen bir süreçtir. Yeni onay aldıkça eklemeyi, ret aldıkça çıkarmayı ihmal etmeyin. Özellikle KOBİ’ler, yoğunluk arasında bu güncellemeleri atlayabiliyor; fakat unutulan her güncelleme potansiyel bir ceza riskidir.
• Zaman Kurallarına Uyun: Kanun ve yönetmeliklerin belirlediği süre kısıtlarına mutlaka uyun. Yeni onayları 3 iş günü içinde İYS’ye bildirin, ret taleplerini 3 iş günü içinde işleyin. Bu zamanlamalar, küçük işletmeler için kolaylıkla gözden kaçabilir. Bu yüzden takvimlerinize hatırlatmalar ekleyin veya süreci otomatik hale getirecek yazılımlar kullanın.
• Eğitim ve Yetki: Şirket içinde İYS panelini kimler yönetecekse, bu kişilere yeterli eğitim verin. Çalışanlara panelin doğru kullanımı hakkında bilgi verin. Erişimi sınırlayın ve yalnızca yetkili kişilere hesap oluşturun. Böylece veri güvenliğini korumuş olursunuz.
• Müşteri İletişimini Şeffaf Yürütün: Müşterilere onay mekanizmasını anlatmaktan çekinmeyin. Örneğin, web sitenize bir KVKK & İleti İzni Aydınlatma metni ekleyin ve burada İYS’den bahsedin. Müşteri, verdiği iznin nerede tutulduğunu ve nasıl yönetildiğini bilirse size daha çok güvenir. İYS, aslında müşteriye de kontrol imkanı veren bir sistemdir; bu şeffaflığı bir avantaj olarak kullanın.
• Şikayetleri İzleyin: İYS, müşterilerin uygunsuz buldukları iletileri şikayet edebileceği bir platform da sunuyor. İYS panelinden veya Ticaret Bakanlığı bildirimlerinden, hakkınızda yapılmış şikayet olup olmadığını takip edin. Bir şikâyet oluştuysa sebebini tespit edin ve düzeltin. Örneğin yanlış segment seçimiyle izinsiz bir kişiye ileti gittiyse sistemi hemen güncelleyin.
• İlgili Mevzuatı Güncel Takip Edin: İYS ile ilgili yönetmelikler, kullanım koşulları zamanla güncellenebilir. KOBİ olarak Ticaret Bakanlığı’nın duyurularını ve İYS A.Ş.’nin açıklamalarını takip edin. Örneğin, ücretsiz adres sınırı, yeni bir modulün devreye alınması, vs. gibi konularda yapılan değişiklikleri kaçırmayın. Böylece hem fırsatlardan (yeni bir özelliği kullanmak gibi) yararlanabilir, hem de yükümlülüklerinizi zamanında adapte edebilirsiniz.

Yukarıdaki noktalara dikkat eden KOBİ’ler, İleti Yönetim Sistemi’ne uyum sağlama sürecinde büyük oranda sorunsuz ilerleyecektir. Unutmayın, İYS’ye uyum yalnızca yasal bir gereklilik değildir. Aynı zamanda müşteri odaklı çalışmanın bir göstergesidir. İzni olan müşteriye dokunmak, istemeyene dokunmamak aslında iyi bir pazarlama stratejisinin de temelini oluşturur.

Makdos ile İYS Entegrasyonu Çözümleri

Resmi İYS Entegratör Hizmeti

İYS yönetimi veya entegrasyon konusunda desteğe ihtiyacınız varsa, resmi bir İYS entegratörüyle çalışın. Bu, süreci kolaylaştırmanın en etkili yoludur.

Makdos, T.C. Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş resmi bir İYS entegratörüdür. KOBİ’lere hızlı ve güvenli entegrasyon imkânı sağlar. Bu ne anlama geliyor? Makdos, İYS bağlantısını sizin için kurar, verilerinizi güvenli şekilde aktarır ve günlük operasyon süreçlerinizi zahmetsiz hale getirir.

Makdos ile İYS entegrasyonu kapsamında, işletmenizin İYS başvuru sürecinden başlayarak tüm adımlarda destek alırsınız. İlk olarak Makdos uzmanları, e-Devlet başvurunuz ve iş ortağı tanımlama işlemlerinde size rehberlik eder. İYS tarafından size verilen İş Ortağı Kodu sayesinde Makdos, sizin İYS üzerindeki entegrasyon ortağınız olur. Ardından Makdos, kendi sistemleri üzerinden işletmenize özel bir İYS yönetim paneli sunar.

Panel aracılığıyla tüm müşteri izinlerinizi tek adımda Makdos sistemine aktarın. Ardından Makdos, bu verileri güvenli şekilde İYS’ye entegre eder.

Makdos’un geliştirdiği çözümler ile API entegrasyonu, webhook bildirimleri ve kullanıcı dostu bir arayüz elde edersiniz. Müşteri web sitenizden abone olduğunda Makdos API’si izni otomatik olarak İYS’ye ekler. İYS’de ret işlemi yapılırsa, webhook entegrasyonu bu bilgiyi sisteminize anında iletir. Bu sayede manuel işlem yapmadan, tüm verileriniz senkronize kalır.

Makdos’un İYS entegrasyon hizmeti, teknik altyapının ötesinde, yasal danışmanlık boyutunu da kapsamaktadır. İYS’nin kuralları ve en iyi uygulamaları konusunda Makdos ekibi sizi sürekli bilgilendirir.

Örneğin, kampanya göndermeden önce sistem otomatik olarak listeyi tarar. İYS onayı bulunmayan kişiler varsa, “Bu kişiler listeden çıkarıldı” şeklinde uyarı verir.Böylece hata yapma riskiniz ortadan kalkar. Makdos, İYS ile şirket sistemleriniz arasında bir köprü kurar. Böylece ileti izinlerinin yönetimi, günlük iş akışınıza sorunsuzca entegre olur. 

Makdos üzerinden İYS entegrasyonu alan KOBİ’ler, diğer Makdos hizmetlerinden de entegre biçimde yararlanabilir. Örneğin Makdos’un Kurumsal Mail Hosting hizmetinde, toplu e-posta gönderimlerinde İYS onay kontrolü otomatik yapılır.

Ayrıca, SMS altyapısı entegrasyonu sayesinde izni olmayan numaralara SMS gönderimi engellenir. Bu holistik çözüm, iletişim sü reçlerinizin her adımında yasal uyumu garanti altına alır.

7/24 Teknik Destek ve Danışmanlık

Makdos ile çalışmanın en büyük avantajlarından biri de kesintisiz 7/24 teknik destek ve danışmanlık hizmetidir. İYS gibi hayati bir sistemle entegrasyon yaparken, sorularınızın anında yanıt bulması ve teknik sorunların hızla çözülmesi önemlidir. Makdos, alanında uzman ve deneyimli ekibiyle günün her saati yanınızdadır.

Acil destek mi gerekiyor? Makdos ekibi hafta sonu bile bir telefon uzağınızda, İYS paneli sorunlarınıza anında çözüm sunar.

Teknik destek kapsamında Makdos, API entegrasyonunda yaşanabilecek sorunlardan panel kullanımına kadar her konuda çözüm üretir.

Entegrasyon esnasında çıkan bir hata kodu mu var? Makdos mühendisleri bunu sizin yerinize analiz eder ve giderir. İYS üzerinde yeni bir özellik mi çıktı? Makdos, sistemlerini güncelleyerek sizin de bu özelliği sorunsuz kullanmanızı sağlar.

Kısacası, Makdos ile çalıştığınızda İYS’nin teknik detaylarıyla uğraşmazsınız. Arka plandaki tüm teknik süreci Makdos sizin yerinize yönetir.

Bunun yanında, Makdos müşterisi olarak danışmanlık alma şansınız da bulunur. Makdos uzmanları, İYS ve KVKK uyumu, izin yönetimi ve pazarlama süreçlerinde size rehberlik eder. Sorularınız olduğunda ekibimiz doğru yönlendirmeleri yapar, gerekirse hukuki bilgilendirme sağlar. Bu sayede hem teknik hem de operasyonel anlamda en güncel ve doğru uygulamaları işletmenizde hayata geçirirsiniz.

Makdos’un entegrasyon çözümleri esnektir. KOBİ’lerden büyük kurumlara kadar her ölçekten işletmeye kolayca uyarlanabilir. İhtiyaçlarınız arttığında sisteminizi büyütmek (daha fazla kullanıcı eklemek, daha fazla kayıt işlemek vb.) Makdos ile kolaydır.

Ayrıca Makdos, İYS’den siber güvenliğe kadar tüm IT çözümlerini tek çatı altında sunar. İşletmenizin bilişim ihtiyaçlarını tek noktadan yönetmeniz mümkün. Örneğin; Web siteniz için SSL mi, e-posta sunucunuz için güvenlik duvarı mı gerekiyor? Makdos’un Siber Güvenlik hizmetleri, İYS entegrasyonuyla birlikte bu ihtiyaçları da karşılar.

Makdos, tüm hizmetlerini tek platformda birleştirir. İYS, Mail Hosting ve Güvenlik sistemleri birlikte çalışır. E-postalar yasal biçimde gönderilir, SMS kampanyaları otomatik olarak filtrelenir. Bu sayede KOBİ’ler zamandan tasarruf eder ve izinli pazarlama stratejilerini kolayca uygular.

Sonuç ve Özet

Bu yazıda, İleti Yönetim Sistemi (İYS)’nin tanımını, KOBİ’ler için önemini ve nasıl kullanılacağını anlattık. İYS, küçük işletmelerin ticari iletişim süreçlerini yasal zemine oturtması ve müşteri güvenini koruması için vazgeçilmez bir araçtır. Özetle, artık öğrendik ki:

• İYS, SMS ve e-posta gibi ticari iletilere ait ileti izinlerini tek bir merkezde toplar. 6563 sayılı kanunla yürürlüğe giren bu sistem, işletmeler için yasal bir zorunluluktur.
• KOBİ’lerin İYS’ye e-Devlet üzerinden kayıt olması gerekir. Mevcut veri tabanı sisteme aktarılmalı, yeni onaylar üç iş günü içinde eklenmeli ve ret talepleri anında işlenmelidir.
• İYS ile izinli pazarlama yaklaşımı benimsendiğinde, kampanyalar daha hedefli ve verimli hale gelir. Aynı zamanda izinsiz gönderimlerin cezai risklerinden kaçınılır.
• Makdos gibi resmi bir İYS entegratörüyle çalışmak, teknik entegrasyon, panel kullanımı ve destek süreçlerini kolaylaştırır. Böylece KOBİ’ler yasal uyumu hızla sağlar ve pazarlama süreçlerini güvenle yürütebilir.

Artık siz de KOBİ’nizin İYS sürecinde neleri yapıp neleri yapmaması gerektiği konusunda kapsamlı bir bilgiye sahipsiniz. Ne yapmalı? Eğer henüz yapmadıysanız, en kısa sürede İYS’ye kayıt olarak müşteri ileti izinlerinizi bu sisteme geçirin.

İzinleriniz güncel ve kayıtlı olduktan sonra, izinli pazarlama süreçlerinizi rahatlıkla uygulayabilir, müşterilere yasal çerçevede ulaşırsınız. Teknoloji ve yasal süreçler zorlayıcı görünse de, doğru destekle İYS uyumu kolay ve yönetilebilir hale gelir. 

İleti Yönetim Sistemi entegrasyonu ile pazarlama sürecinizi yasal güvenceye alın. Makdos’un İYS Entegrasyon Hizmeti ile hemen kayıt olun, izinlerinizi kolayca yönetin. KOBİ’niz için bugün adım atın; hem yasal uyum sağlayın hem müşteri güvenini artırın. 

👉 İYS Hizmeti Sayfamız