İYS Entegratör Seçimi: Doğru İş Ortağını Nasıl Bulursunuz?

Günümüzde işletmeler, pazarlama ve bilgilendirme amacıyla gönderdikleri ticari elektronik iletilerde İleti Yönetim Sistemi (İYS) kurallarını dikkate almalıdır. Bu kapsamda, şirketlerin müşteri onaylarını merkezi bir platforma kaydetmesi ve yönetmesi gerekir.

Ticari ileti gönderen hizmet sağlayıcılar, İYS’ye kayıt olmalı ve onay ile ret bilgilerini düzenli olarak iletmelidir. İYS’ye uygun hareket etmeyen şirketleri para cezaları, yaptırımlar ve itibar kaybı gibi ciddi riskler bekleyebilir. Dolayısıyla İYS entegratör seçimi işletmeler için yalnızca teknik değil, stratejik bir karardır.

İYS Entegratörü, kısaca şirketlerin İYS ile entegre çalışmasını sağlayan, Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş teknik iş ortaklarıdır. Doğru entegratör, İYS süreçlerini kolaylaştırarak işletmelere yasal uyum ve veri güvenliği sağlar.

Bu yazıda İYS entegratörünü tanıtıyor ve entegratörle çalışmanın sağladığı avantajları açıklıyoruz. 2024’te yürürlüğe giren ilgili tebliğ doğrultusunda doğru entegratörü seçerken dikkat edilmesi gereken başlıklara da değiniyoruz. Yazının devamında KOBİ’ler, IT yöneticileri ve ajanslar için pratik tavsiyeler yer alıyor. Ayrıca sık yapılan hatalar, cezai riskler ve Makdos’un sunduğu entegre çözüm ele alınıyor.

Yazının sonunda İYS entegratör seçimi konusunda kapsamlı bir fikir edineceksiniz. Sertifikasyonlar, teknik altyapı ile log ve raporlama yeteneklerinin neden önemli olduğunu öğreneceksiniz. Ayrıca işletmeniz için en uygun entegratörü seçmek ve entegrasyona başlamak için gerekli bilgiye sahip olacaksınız.

İYS Entegratörü Nedir?

İYS entegratörü, ticari elektronik ileti gönderen şirketlere hizmet verir. Bu firmalara, Ticaret Bakanlığı tarafından yetki verilmiştir. Tebliğ kapsamında entegratör, onay ve ret süreçlerini İYS’ye uygun şekilde yöneten yetkili hizmet sağlayıcıdır. Bir diğer deyişle, entegratörler pazarlama mesajları gönderen şirketler ile İleti Yönetim Sistemi arasında bir köprü görevi görür.

Entegratörler, hizmet sağlayıcı şirketin İYS’deki teknik entegrasyonunu kurar ve işletir. Örneğin bir e-ticaret firması, müşteri izinlerini İYS’ye manuel girmek yerine entegratör aracılığıyla otomatik olarak aktarabilir.

Hizmet sağlayıcıların verilerini İYS’ye güvenli biçimde aktarmak, güncellemek ve saklamak entegratörün temel işlevidir. Ayrıca entegratör, işletme adına İYS’de bir hesap oluşturma, veri tabanı entegrasyonu, çift yönlü veri akışı (örn. yeni onayların anında eklenmesi, ret bildirimlerinin çekilmesi) gibi süreçleri de yönetir.

Türkiye’de 2024’ten itibaren yalnızca Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilen firmalar İYS entegrasyon hizmeti sunabilir. Yani İYS ile şirketler arasında aracı olacak firmaların belirli şartları sağlayıp resmen yetkilendirilmiş olmaları gerekir.

Bir İYS entegratörü ile anlaşmadan önce mutlaka Bakanlık tarafından yetkilendirilmiş olup olmadığını kontrol etmek gereklidir. Yetkili entegratörler listesi İYS’nin internet sitesinde yayınlanmaktadır. Bu konuya aşağıda “Yasal Uyum ve Sertifikasyonlar” bölümünde detaylıca değineceğiz.

Neden Entegratör Kullanmalısınız?

Bir İYS entegratörü ile çalışmak, işletmelere bir dizi avantaj sunar:

• Yasal Uyum Kolaylığı: Manuel İYS kayıt işlemleri, yüksek hacimli izin verisi bulunan şirketler için zorluk yaratır. Entegratörler onay işlemlerini otomatik hale getirerek şirketinizin tüm ileti izinlerini eksiksiz ve zamanında İYS’ye işlemenizi sağlar. Böylece mevzuata uyumsuzluk riskini en aza indirirsiniz.
  Örneğin, bir müşteri gönderim listesinden çıkmak istediğinde entegratör sistemi bu talebi hemen İYS’ye kaydeder. Böylece ilgili müşteriye artık ileti gönderilmez. Bu, KVKK ve Elektronik Ticaret Kanunu kapsamında firmanızı olası cezalardan korur.
• Operasyonel Verimlilik: İYS üzerinden onayları yönetmek insan gücüyle yapıldığında çok zaman alabilir. Entegratör kullanmak, bu süreci entegre sistemler aracılığıyla otomatik hale getirir. Örneğin, web sitenizdeki iletişim izni formları entegratör API’sine bağlanarak müşterinin onayını gerçek zamanlı İYS’ye kaydedebilir. Bu yöntem, manuel veri girişini kaldırarak süreci hızlandırır ve hata riskini düşürür.
• Tek Panelden Yönetim: İYS entegratörleri genellikle kullanıcı dostu yönetim panelleri sunar. Bu paneller sayesinde izin durumlarını tek ekranda görebilirsiniz. SMS, e-posta ve arama izinleri buna dahildir.
  İzin ekleme, silme, güncelleme gibi işlemleri birkaç tıklamayla yapabilirsiniz. Ayrıca entegratör paneli, izin kayıtları ile log ve raporlara kolay erişim sunar. Bu bütünleşik yaklaşım, ileti izinlerinin merkezi bir veri tabanı üzerinden kontrolünü kolaylaştırır.
• Teknik Destek ve Danışmanlık: İyi bir entegratör, yalnızca yazılım sağlamakla kalmaz, aynı zamanda uzman desteği de sunar. Özellikle ilk kayıt ve veri aktarımı aşamalarında, mevzuata uygunluk konusunda danışmanlık almak çok değerlidir. Makdos gibi tecrübeli entegratörler, İYS’ye uyum sürecinde ücretsiz danışmanlık hizmetleriyle işletmelere rehberlik etmektedir. Bu yaklaşım, süreçte yaşanan sorunları hızlıca çözmenizi ve şirket içindeki teknik yükü düşürmenizi sağlar.
• Sürekli Güncelleme ve Bakım: İYS platformu zaman zaman güncellenebilir veya mevzuatta değişiklikler olabilir. Entegratör kullanmak, bu değişiklikleri takip etme yükünü sizin omuzlarınızdan alır.
  Entegratör firmanız, API değişiklikleri, yeni gereksinimler veya olası kesintiler konusunda proaktif davranarak sistemlerini günceller. Size ise sadece işinize odaklanmak kalır. Kısacası entegratör, İYS ile ilgili teknik ayrıntıları sizin yerinize yönetir.

Özetle, bir İYS entegratörüyle çalışmak yasal güvence, operasyonel kolaylık ve teknik destek anlamına gelir. Özellikle KOBİ’ler ve büyük işletmeler pazarlama iletişimini yoğun şekilde kullanır. Bu işletmeler için entegratör kullanımı İYS uyumunu sorunsuz hale getirir. Tüm bu avantajlardan yararlanmak için entegratör seçimi belirli kriterlere göre yapılmalıdır.

İYS Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

İşletmeniz için bir İYS entegratörü seçmeden önce dikkate almanız gereken birden fazla boyut vardır. Aşağıda, karar vermeden önce göz önüne almanız gereken en önemli kriterleri başlıklar halinde inceleyelim:

Yasal Uyum ve Sertifikasyonlar

Entegratörün yasal gereklilikleri karşılaması ilk ve en önemli konudur. Ticari Elektronik İleti Yönetim Sistemi Entegratörleri Hakkında Tebliğ, 18 Eylül 2024’te yürürlüğe girdi. Bu düzenleme, entegratör olmak isteyen şirketler için bazı şartlar getirir. Bu şartlar arasında özellikle belge ve sertifikasyonlar dikkat çekmektedir:

• Bakanlık Yetkisi: Seçmeyi düşündüğünüz entegratör, Ticaret Bakanlığı’ndan resmen entegratörlük yetkisi almış olmalıdır. Bu yetkiyi almayan şirketlerin hizmet sağlayıcılara İYS hizmeti sunması yasaklanmıştır. Entegratör firmanızın yetki belgesini talep etmekten çekinmeyin veya İYS’nin web sitesindeki yetkili entegratörler listesine göz atın.
• Şirket Türü ve Sermaye: Tebliğe göre entegratörler anonim veya limited şirket olmalıdır. Ayrıca en az 1 milyon TL ödenmiş sermayeye sahip olmaları gerekir. Seçtiğiniz firmanın kurumsal yapısının bu şartlara uyduğundan emin olun. Sağlam sermaye yapısı, firmanın sürdürülebilir olması için de bir göstergedir.
• ISO Sertifikaları: Güvenilir bir entegratörün, uluslararası geçerli bazı standartlara sahip olması beklenir. ISO sertifikalarına sahip olmak, Tebliğ kapsamında entegratörler için aranan koşullar arasındadır.
  Bu sertifikalar, entegratörün güvenli ve kesintisiz hizmet sunduğunu gösterir. Kişisel verilerle çalışılan alanlarda doğru standartlar önemlidir. 27701 kişisel veri yönetim sistemi standardına sahip iş ortakları, KVKK uyumunu destekler.
• Diğer Yasal Koşullar: Entegratör firmalar için yöneticilerin adli sicil durumu ve ticari kayıt düzeni önemli kriterler arasındadır. Bu detaylar günlük operasyonu doğrudan etkilemese de, seçtiğiniz firmanın yasal yükümlülükleri ciddiye aldığının bir göstergesidir.

Yasal uyum ve sertifikasyon konusu, entegratör seçiminin olmazsa olmaz kriteridir. Çünkü yasal şartları karşılamayan bir firma ile çalışmak, sizin de risk almanız anlamına gelir. Ticaret Bakanlığımızdan onay almamış bir entegratör sonradan yetki alamazsa, hizmet veremeyeceği için işiniz yarıda kalabilir. 

2024’ten itibaren entegratörlük için Bakanlık onayı zorunludur. Yetkisiz firmalardan hizmet almak yasal risk oluşturur. Entegratör seçerken mutlaka firmanın yetki belgesini ve gerekli sertifikalarını kontrol ediniz.

Teknik Altyapı ve API Kabiliyeti

Teknik altyapı, entegratörün hizmet kalitesini doğrudan belirler. İYS entegrasyonu, yüksek erişim ve güvenlik gerektiren bir süreçtir. Bu nedenle iş ortağınızın teknoloji altyapısının güçlü olması şarttır:

• 7/24 Kesintisiz Hizmet: Ticaret Bakanlığı kurallarına göre entegratörler 7/24 kesintisiz hizmet verebilecek kapasitede, yedekli sistemlere sahip olmalıdır. Başka bir deyişle, altyapıda tek nokta arızası (single point of failure) olmamalıdır. Seçtiğiniz entegratörün birden fazla veri merkezi, yedekli sunucular ve ağ bağlantıları ile hizmet sunduğundan emin olun. Bu, sizin izin yönetimi süreçlerinizin kesintiye uğramamasını sağlar.
• Türkiye İçi Veri Tabanı: Tebliğ, entegratörlerin Türkiye sınırları içinde veri tabanına sahip olmasını şart koşmaktadır. Bu, müşterilerin ileti izin bilgilerinin yerli sunucularda tutulduğu anlamına gelir ve KVKK ile uyum açısından da önemlidir. Veri tabanı yönetimi konusunda uzmanlığı olan (örn. veri tabanı uzmanı personel bulunduran) bir entegratör tercih etmek, verilerinizin güvenliği ve performansı açısından faydalı olacaktır.
• API ve Entegrasyon Yeteneği: İYS ile otomatik veri alışverişi için API entegrasyonu kritik önemdedir. Entegratörünüz gelişmiş ve güncel bir RESTful API sunuyor olmalı, tercihen webhook desteği gibi ek kolaylıklar sağlamalıdır.
  API belgelerini inceleyerek ihtiyaç duyduğunuz işlemlerin desteklendiğinden emin olun. Örneğin, Makdos’un İYS entegrasyon çözümü API ve webhook desteği sunar. Bu yapı, onay durumlarının sistemlere anlık olarak yansımasını sağlar.
• Panel ve Kullanıcı Arayüzü: API kullanımı mümkün olsa bile, tüm ekiplerin erişimi için web paneli desteği önemlidir. Arama ve filtreleme özelliklerine sahip bir panel, izin yönetimini daha pratik hale getirir. Seçtiğiniz entegratörün panelini mümkünse demo olarak inceleyin.
  Örneğin, panelde tek seferde toplu yükleme, izin listeleme ve kayıt görüntüleme özellikleri iş akışını hızlandırır. Aşağıda, entegre bir İYS yönetim paneline dair örnek bir ekran görüntüsü yer almaktadır: 

Makdos İYS entegrasyonu paneli ile bir şirket, tüm müşteri ileti izinlerini merkezi bir ekranda izleyebilir ve yönetebilir. Bu sayede İYS entegratör seçimi sonrasında onay ve ret bilgilerinin takibi, raporlanması ve güncellenmesi kolaylaşır.

• Ölçeklenebilirlik: İşletmenizin ileti trafiği zamanla artabilir. Entegratör altyapısının, kullanıcı sayınız ve izin kayıt hacminiz büyüdüğünde de performanslı çalışacağından emin olun. Saniyede işleyebildiği API çağrıları, aynı anda desteklediği işlem sayısı gibi metrikler kritik olabilir. Eğer kampanya dönemlerinde anlık çok sayıda izin güncellemesi yapmanız gerekecekse, entegratörün buna hazır olması gerekir.
• Güvenlik Önlemleri: Teknik altyapı bağlamında, entegratörün siber güvenlik tedbirleri de sorgulanmalıdır. Sistemlerinde düzenli penetrasyon testleri yapıyor mu? Veriler şifreli olarak mı saklanıyor? Erişimler çok faktörlü kimlik doğrulama ile korunuyor mu? Bu soruların yanıtları, verilerinizin güvenliği için belirleyicidir. Unutmayın, entegratöre müşteri iletişim verilerinizi emanet edeceksiniz; bu yüzden firmanın güvenlik kültürüne ve altyapısına güvenmelisiniz.

Destek ve Süreklilik

İYS entegrasyonunun başarısı, teknik özellikler kadar entegratörden alacağınız destek ve hizmet sürekliliğine de bağlıdır:

• Destek Kanalları: Entegratör firmanız size ne tür destekler sunuyor? Örneğin, Makdos müşterilerine 7/24 teknik destek ve danışmanlık sağlayarak olası sorunlarda anında çözüm üretiyor. İyi bir entegratör, telefon, e-posta veya canlı sohbet üzerinden ulaşılabilen bir destek ekibi sunar. Özellikle kampanya zamanları veya acil durumlarda karşınızda muhatap bulabilmek çok önemli.
• Kurulum ve Eğitim Desteği: İlk entegrasyon kurulumunda ve İYS süreçlerinizi öğrenme aşamasında entegratörün rehberliği işleri kolaylaştırır. Bazı entegratörler, başlangıçta eğitim materyalleri, kullanım kılavuzları hatta birebir eğitim seansları sunabilir. Bu tür hizmetler, şirketinizin entegrasyon sürecine hızlı adapte olmasına yardımcı olur.
• Hizmet Sürekliliği (SLAs): Seçtiğiniz entegratör ile yapacağınız sözleşmede hizmet sürekliliği taahhütleri (SLA) olup olmadığına bakın. Örneğin, aylık erişim oranı (uptime) yüzde kaç garantileniyor? Olası kesintilerde ne kadar sürede müdahale ediliyor? Bu tür maddeler, entegratörün size kesintisiz hizmet vermek konusunda ne kadar ciddi olduğunu gösterir.
  Ayrıca iş sürekliliği yönetimi konusundaki yaklaşımlarını da öğrenmekte fayda var. Zira ISO 22301 sertifikasına sahip bir firmanın düzenli yedekleme, felaket kurtarma planları gibi konularda hazırlıklı olması beklenir.
• Referanslar ve Tecrübe: Destek kalitesini anlamanın bir yolu da firmanın mevcut müşterilerinin memnuniyet düzeyidir. Seçmeyi düşündüğünüz entegratör başka hangi şirketlerle çalışıyor?
  Entegratörün KOBİ’ler veya büyük kurumsal müşteriler tarafından tercih edilip edilmediğini kontrol edin. Mümkünse müşteri referanslarını inceleyin. Tecrübeli bir ekip, olası problemleri öngörüp proaktif destek sağlayacaktır.
• Sürekli İyileştirme: İyi bir entegratör, hizmetini kullanıcılardan gelen geri bildirimlerle sürekli geliştirir. Örneğin esnek bir entegratör, yeni İYS özelliklerini hızlıca panele ve API altyapısına entegre eder. Bu da ancak müşteriye değer veren bir destek kültürüyle mümkündür.

Sonuç olarak, doğru entegratörü seçerken teknik kapasitenin yanında müşteri hizmetleri yaklaşımını da dikkate almak gerekir. İşiniz büyüdükçe veya ihtiyaçlarınız değiştikçe yanınızda danışacağınız, esnek ve güvenilir bir entegratör olması büyük avantajdır.

Raporlama, İz Kayıt ve Veri Tabanı Yetkinliği

İYS entegrasyonunda şeffaflık ve hesap verilebilirlik kritik önemdedir. Bu nedenle entegratörün sağladığı raporlama araçları ve tüm işlemleri kayıt altına alabilme kabiliyeti göz ardı edilmemelidir:

• Detaylı Raporlama: İyi bir entegratör, size gönderdiğiniz iletilere ait onay/ret durumlarının raporlarını sunabilmelidir. Örneğin, onay ve ret sayılarını kanal bazında gösteren raporlar, izin yönetimini daha anlaşılır hale getirir. Raporların grafiksel özetler ve CSV/PDF dışa aktarma gibi özellikleri desteklemesi de artı puandır. Bazı entegratörler, panel içinde gerçek zamanlı gösterge tabloları (dashboard) sunarak anlık durumu izlemenizi kolaylaştırır.
• İz Kayıt (Log) Tutma: Onay ve ret işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığı kaydedilmelidir. Bu bilgilerin İYS’ye iletim zamanı da loglarda yer almalıdır. Entegratörün sisteminde bu izin kayıtlarının saklandığını ve gerektiğinde size sunulduğunu kontrol edin.
  Nitekim Tebliğ’e göre entegratörler tüm işlemleri kayıt altına almak ve güvenli biçimde saklamakla yükümlüdür. Örneğin, bir müşteri onay vermediğini ileri sürebilir. Bu durumda entegratör logları, onayın nasıl ve ne zaman alındığını kanıtlamalıdır.
• Veri Tabanı Yönetimi ve Yedekleme: Entegratör seçiminizde, firmanın veri tabanı yetkinliklerini de değerlendirin. İzin kayıtlarınız yüksek hacimliyse, sistemin hızlı sorgu yanıtı verebilmesi, veritabanının ölçeklenebilir olması önemlidir.
  Ayrıca yedekleme mekanizmaları hakkında bilgi isteyin. Düzenli yedekleme ve hızlı geri yükleme, iyi bir entegratörün temel özelliklerindendir. Bu sayede verileriniz her koşulda güvende kalır.
• Veri Erişim ve Aktarım Kolaylığı: İyi bir entegratör, veri taşınmasını destekleyen bir altyapı sunar. Çünkü entegratör hizmetini sonlandırmak ister veya entegratörünüz yetkisini kaybederse, verilerinizin sizde güncel bir kopyası bulunması gerekir. Tebliğ, entegratörlerin verileri erişilebilir tutmasını ve yetki iptalinde 15 gün içinde aktarmasını zorunlu kılar. Yine de işinizi şansa bırakmayın ve periyodik olarak kendi veri yedeklerinizi alın.
• KVKK ve Gizlilik: Kişisel veri içeren raporlama ve loglama işlemleri, KVKK uyumu açısından kritik öneme sahiptir. Entegratörünüz hem kendi sisteminde hem İYS ile entegrasyon sürecinde kişisel verilerin gizliliğini korumalıdır.
  Log kayıtları, yalnızca gerekli kişisel verileri içermeli ve güvenli şekilde saklanmalıdır. Yine Tebliğ, entegratörlerin hizmet sırasında edindikleri ticari sırları amacı dışında kullanmasını veya paylaşmasını yasaklar. Bu da güvenilir bir entegratörün, müşteri verilerinizi saygıyla ve gizlilikle işleyeceğinin güvencesidir.

Özetle, doğru entegratör seçimi, entegrasyonun yanı sıra kayıt yönetimi, raporlama ve veri güvenliğini de kapsar. Bu konularda güçlü olan bir entegratör, ileride oluşabilecek anlaşmazlık, denetim veya veri ihtilafı durumlarında elinizi sağlam tutacaktır.

Sık Yapılan Hatalar ve Cezai Riskler

İYS entegrasyonu ve izin yönetimindeki hatalar, şirketler için önemli cezai riskler oluşturur. İşte dikkat edilmediği takdirde karşınıza çıkabilecek riskler ve kaçınmanız gereken yaygın hatalar:

• İYS’ye Kayıt Olmamak veya Geç Kayıt: İYS kaydı olmadan toplu mesaj veya e-posta göndermek, işletmelerin yaptığı en kritik hatalar arasındadır. İYS’ye kayıt yaptırmayan hizmet sağlayıcıların yasal olarak ticari elektronik ileti göndermesi yasaktır. Bu kuralı ihlal eden şirketler, tespit edildikleri takdirde binlerce TL’yi bulan idari para cezalarıyla karşılaşır.
  İYS ihlalleri, 2022 yeniden değerleme oranlarına göre 14 bin TL’yi aşan idari para cezalarıyla sonuçlanabilir. Üstelik aynı ihlali tekrarlayanlar için cezalar katlanarak artar. Dolayısıyla, henüz İYS’ye kaydolmadıysanız bir an önce resmi başvurunuzu tamamlayın. Aşağıdaki KOBİ’ler için hızlı başlangıç rehberine göz atabilirsiniz.
• Yetkisiz veya Yabancı Servis Sağlayıcıları Kullanmak: Bazı şirketler Türkiye’deki İYS zorunluluğunu göz ardı eder. Bu nedenle yurt dışı menşeli toplu e-posta veya SMS servislerini tercih eder. Ancak bu da büyük bir hatadır. Müşteri verilerini yurt dışındaki sunucularda izinsiz işlemek, KVKK ihlaline yol açar ve ceza riski doğurur.
  İYS’ye kayıtlı olmayan yabancı servisler, ticari ileti gönderiminde KVKK ve İYS uyumsuzluğuna yol açar. Bu nedenle, kullandığınız iletişim altyapısının İYS ile entegre ve uyumlu olmasına dikkat edin.
• Onaysız İleti Göndermek: İYS’ye kayıtlı olsa bile, onay almadan pazarlama mesajı göndermek yaygın bir hatadır. Bu tür izinsiz iletiler, alıcıların şikayeti üzerine cezaya dönüşebilir. Alıcılar, kendilerine gelen izinsiz iletileri şikayet ederse, Ticaret Bakanlığı durumunu inceleyip şirketinize ceza uygulayabilir. Ayrıca bu tür uygulamalar marka itibarına zarar verir ve müşteri kaybına neden olabilir.
• Ret Bildirimlerini Geciktirmek: Alıcılar, istedikleri zaman ticari iletileri reddetme hakkına sahiptir. İYS kurallarına göre, ret bildirimi yapan alıcılara 3 iş günü içinde ileti gönderimi durdurulmalıdır.
  Bazı şirketler entegrasyon eksikliği nedeniyle ret taleplerini zamanında sistemlerine yansıtamıyor. Ret bildirimi sonrası ileti göndermeye devam etmek, şikâyet halinde cezaya yol açabilir. İyi bir entegratör, ret bildirimlerini anında işler ve alıcıyı tüm ileti listelerinden çıkarır.
• Veri Tabanını Güncel Tutmamak: İYS’ye yüklenen ileti izinleri zaman içinde değişebilir. Yeni müşteriler eklenirken bazı müşteriler onaylarını geri çekebilir. Bu değişiklikleri İYS veri tabanına yansıtmamak da sık yapılan hatalardan. Özellikle manuel işlem yapıyorsanız, güncellemeler unutulabilir.
  Güncel olmayan İYS kayıtları, müşterilerin onay durumlarının yanlış belirlenmesine neden olur. Entegratör kullanarak bu işlemleri otomatiğe bağlamak bu hatanın önüne geçer. Entegratör paneli ile CRM verilerini periyodik olarak karşılaştırmak, veri tutarlılığını korumaya yardımcı olur.
• Yetkisiz Kişilere Erişim Vermek: Entegratör panelinizi veya İYS hesabınızı yöneten kişilerin yetkin ve kısıtlı olması gerekir. Bazı şirketler, gerekli iç kontrolü sağlamayıp çok sayıda çalışana erişim verebiliyor. Bu da veri güvenliği riskini artırır.
  Panel üzerinden tüm müşteri izin veritabanınıza erişilebildiğini unutmayın. Bu nedenle kimlerin bu verilere baktığını sınırlandırın ve erişim kayıtlarını (log) denetleyin.
• Sözleşme Yapmamak: Entegratörle mutlaka yazılı bir sözleşme imzalayın. Bu sözleşmede hizmet kapsamı, veri gizliliği, ceza durumunda sorumluluklar ve hizmet seviyesi açıkça belirtilmelidir. Sözleşmesiz çalışmak, ileride bir sorun çıktığında hukuki olarak elinizi zayıflatır. Özellikle KVKK açısından, entegratör ile aranızda Veri İşleme Sözleşmesi yapmanız, kişisel verilerin korunması kurallarını paylaşmanız önemlidir.

Yukarıdaki hatalardan kaçınmak, yalnızca cezalardan kurtulmak için değil, aynı zamanda müşteri güvenini korumak için de şarttır. Doğru entegratör seçimi ve mevzuata uygun entegrasyon, pazarlama çalışmalarını daha verimli hale getirir. Daha fazla bilgi için Makdos Blog’daki “İYS’ye Uymamanın Sonuçları: Cezalar ve Riskler” yazısını inceleyin.

Makdos ile Entegre Süreç Yönetimi

Makdos, yedi yılı aşkın deneyime ve uzman bir ekibe sahiptir. Bu birikimle işletmelere İYS çözümleri sağlar. Makdos, bulut ve hosting altyapısındaki teknik yetkinliğini İYS entegratörlüğü hizmetlerine yansıtır. Bu yaklaşım, işletmelere güvenli, performanslı ve kolay yönetilebilir bir deneyim sağlar.

Makdos, İYS’nin resmi entegratörü olarak firmaların süreci mevzuata uygun şekilde tamamlamasına destek olur. Peki Makdos ile çalışmanın farkı nedir?

• Yasal Yetki ve Güvence: Makdos, gerekli tüm sertifikalara ve Ticaret Bakanlığı onayına sahip bir entegratördür. ISO 27001 ve ISO 27701 sertifikalarıyla bilgi güvenliği ve kişisel veri gizliliği standartlara uygun bir altyapı sunuyoruz. Ayrıca ISO 22301 uyumlu iş sürekliliği planlarımız sayesinde hizmetimizin kesintisiz devamlılığını garanti altına alıyoruz. Ticaret Bakanlığımızdan aldığımız entegratörlük yetkisi ile müşterilerimiz, resmi onaylı bir partner ile çalışmanın huzurunu yaşar.
• Gelişmiş Teknoloji ve Altyapı: Makdos olarak 3 farklı veri merkezinde, toplam 35 kabinetlik bir altyapıyla hizmet veriyoruz. Her bir veri merkezimiz 20 Gbps uplink bağlantısına sahiptir ve yedekli şekilde çalışır. Tüm veri tabanı sunucularımız Türkiye sınırları içinde barınmaktadır.
  Bu güçlü altyapı üzerinde çalıştırdığımız İYS entegrasyon platformu, yüksek erişim ve hız sunar. Müşterilerimiz, Makdos İYS servisi sayesinde saniyeler içinde binlerce onayı işleyebilir, API üzerinden gerçek zamanlı entegrasyon kurabilir.
• Kullanıcı Dostu Panel: Makdos İYS paneli, teknik bilgi gereksinimini azaltan sade ve kullanıcı dostu bir arayüz sunar. Panel üzerinden tek tek veya toplu ileti izin kaydı ekleyebilir, var olan kayıtları güncelleyebilir ya da silebilirsiniz.
  Makdos, müşteri ihtiyaçlarına göre panel arayüzünü özelleştirebilir. Bu yapı sayesinde ajanslar, birden fazla markaya ait hesapları tek panel üzerinden kolayca yönetebilir. Panelden onay ve ret geçmişine ulaşabilir, filtreler yardımıyla müşteri bazlı izin kayıtlarını görebilirsiniz. 

Makdos İYS entegrasyon mimarisi, hizmet sağlayıcı sistemleri ile İYS arasında güvenli ve kesintisiz entegrasyon sunar. Bu sayede pazarlama ekipleri İYS üzerinden aldıkları onayları anlık olarak sistemlerine aktarabilir, müşterilerin tercihlerindeki değişiklikleri takip edebilir. Makdos’un sunuduğu bu entegre süreç yönetimi ile ticari iletileriniz tamamen yasal zeminde ve otomatik şekilde yürür.

• Ücretsiz Danışmanlık ve Eğitim: Makdos, İYS entegrasyon sürecinin başından sonuna kadar müşterilerinin yanındadır. KOBİ veya büyük ölçekli fark etmeksizin, kayıt ve kullanım sürecinin her aşamasında destek sunuyoruz. Ücretsiz danışmanlık hizmetimiz kapsamında, mevzuata uyum konularında sorularınızı yanıtlıyor, şirket içi eğitimler veriyoruz. Ayrıca teknik ekibiniz API entegrasyonu yapıyorsa, geliştirici dostu belgeler ve örnek kodlarla süreci hızlandırıyoruz.
• Çağrı Merkezi ve Teknik Destek: Makdos, 7/24 erişilebilir destek ekibiyle olası sorunlara hızlı yanıt sunar. Örneğin acil kampanya gönderimlerinde oluşan hatalara destek ekibimiz hızlı şekilde müdahale eder. Bu kesintisiz destek, pazarlama süreçlerinizin aksamadan devam etmesini sağlar.
• Makdos Avantajı: Makdos’u rakiplerinden ayıran bir diğer özellik de entegre hizmet yaklaşımımızdır. İYS’nin yanı sıra e-posta, SMS, web hosting, yedekleme ve siber güvenlik alanlarında da çözümler sunar. Bu sayede müşterilerimiz tek bir çatı altında tüm dijital iletişim ihtiyaçlarını karşılamaktadır.
  Örneğin, Makdos Kurumsal Mail Hosting hizmetiyle pazarlama e-postaları güvenilir IP’lerden gönderilir. Aynı zamanda İYS entegrasyonu ile izin yönetimi tek platformdan yapılır.

Özetle, Makdos ile çalışarak İYS entegratör seçimi sürecindeki tüm kriterleri tek seferde karşılamış olursunuz. Yasal uyum, teknik altyapı ve kesintisiz destek alanlarında sunduğu entegre hizmetlerle işletmelere değer katar. Ticari ileti izin süreçlerinde profesyonel destek arayan işletmeler için Makdos uygun bir çözüm sunar.

KOBİ’ler için Hızlı Başlangıç Rehberi

Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ’ler) için İYS’ye uyum sağlama süreci ilk bakışta karmaşık görünebilir. Ancak adım adım ilerleyerek ve doğru iş ortaklarından destek alarak bu süreci kolayca yönetmeniz mümkün. İşte KOBİ’ler için hızlı başlangıç rehberi:

1. İhtiyacınızı ve Yükümlülüğünüzü Tanımlayın: Öncelikle şirketinizin hizmet sağlayıcı konumunda olup olmadığını belirleyin. 6563 sayılı Kanun’a göre, ticari ileti gönderen işletmeler için İYS’ye kayıt zorunluluğu bulunur. Firmanızın büyüklüğü veya ileti sayısı fark etmeksizin, bu yükümlülüğe dahilsiniz. Bu nedenle “beni kapsamaz” diye düşünmeyin.
2. İYS Kayıt ve Başvuru: İYS’ye kayıt olmak günümüzde oldukça pratik bir işlemdir. e-Devlet üzerinden çevrimiçi başvuru yaparak birkaç adımda firmanızı İYS sistemine dahil edebilirsiniz. Başvurular, MERSİS numarası bulunanlar için e-Devlet üzerinden hızla tamamlanabilir.
   MERSİS olmayanlar elektronik imza veya fiziki evrak yolunu kullanabilir. İlgili formları doldururken firmanıza ait iletişim bilgilerini, marka adlarınızı ve yetkili kişi detaylarını doğru girdiğinizden emin olun. Başvuru onaylandığında size bir Hizmet Sağlayıcı İYS hesabı açılacaktır.
3. Mevcut İzinlerinizi Hazırlayın: İYS’ye kayıt olduktan sonra, halihazırda mevcut olan müşteri ileti izinlerinizi derleyin. Örneğin, pazarlama için onay alınmış e-posta ve SMS verilerini tek bir yerde toplayın. Bu listelerdeki her kayıt için geçerli bir onay delili (örn: tarih, kanal, metot) olduğundan emin olun.
   İYS’ye ilk yükleme esnasında bu verileri sisteme aktarmanız gerekecek. Eğer çok sayıda kaydınız varsa, bir entegratör kullanmak bu noktada büyük kolaylık sağlar. "İYS’ye Kayıt ve Başvuru Süreci: Adım Adım Rehber" başlıklı blog yazımızda, ilk kayıt sonrası onayların yüklenmesiyle ilgili ipuçlarını bulabilirsiniz.
4. Doğru Entegratörü Seçin: Yukarıdaki bölümlerde detaylı anlattığımız kriterleri göz önünde bulundurarak bir İYS entegratörü belirleyin. Entegratör olmadan İYS paneli üzerinden manuel işlem yapılabilir.
   Ancak bu süreç, sınırlı insan kaynağı olan KOBİ’ler için zorlayıcıdır. Doğru entegratör, işinizi kolaylaştıracak ve hataları minimize edecektir. Makdos, KOBİ’ler için tasarlanmış paketleri ve hızlı kurulum yapısıyla entegrasyonu kolaylaştırır.
5. Entegratör Yetkilendirmesini Yapın: İYS entegrasyonu için seçilen entegratörün, sistem üzerinden işlem yapma yetkisi alması gerekir. Öncelikle İYS İş Ortaklığı Başvuru formu doldurularak İYS A.Ş.’ye iletilir. Ardından İYS tarafından verilen entegratör kodu, seçilen firmayla paylaşılır. Makdos, yetkilendirme sürecini sizin adınıza yönetir ve gerekli adımlar konusunda rehberlik sağlar.
6. Verilerinizi Entegratöre Aktarın: Yetkilendirme tamamlandıktan sonra entegratörünüz ile aranızda teknik bağlantı kurulacaktır. İlk adım olarak mevcut müşteri izin veritabanınızı entegratör paneline veya API’sine yükleyin.
   Makdos İYS paneli, dosya tabanlı yükleme ve API desteğiyle toplu veri aktarımını kolaylaştırır. Bu aşamada verileriniz entegratör tarafından İYS’ye iletilecek ve İYS üzerinde de görünür hale gelecektir. Yükleme sonrası panelden rastgele kontroller yaparak tüm kayıtların doğru aktarıldığını doğrulamak iyi bir fikirdir.
7. Süreci Test Edin: Entegrasyon kurulduktan sonra küçük çaplı testler yapın. Örneğin, kendinizin veya bir çalışanınızın iletişim bilgilerini kullanarak test onay/ret işlemleri gerçekleştirin. Onay ve ret işlemlerinin, entegratör paneli ile İYS arasında doğru şekilde senkronize edildiğini düzenli olarak kontrol edin. Bu testler, canlı kullanıma geçmeden önce olası ayar hatalarını yakalamanızı sağlar.
8. İç Politikanızı Oluşturun: İYS uyumunu şirket içinde sürdürülebilir kılmak için bir iç politika belirleyin. Örneğin, yeni müşteri kaydı alındığında satış ekibiniz hemen entegratör paneline girip onay kutucuğunu işaretlemeyi prosedür haline getirmelidir. Veya pazarlama kampanyası çıkmadan önce, entegratör panelinden hedef listenizin güncel İYS durumunu çekmek bir adım olarak tanımlanmalıdır. Bu tür prosedürleri yazılı hale getirip ekiplerinize duyurun.

Bu adımları takip ederek, bir KOBİ olarak İleti Yönetim Sistemi şartlarını rahatlıkla yerine getirmeniz mümkün. Elbette, her adımda uzman desteğine ihtiyaç duyarsanız, Makdos ekibi yardıma hazırdır. Daha detaylı bilgi için “KOBİ'ler için İYS Kayıt ve Başvuru Süreci: Adım Adım Rehber” başlıklı yazımızı inceleyin.

IT Yöneticilerine Teknik Tavsiyeler

IT departmanları ve teknik sorumlular, İYS entegrasyonunun arka plandaki mimarisini kurar ve sorunsuz çalışmasını sağlar. İşte IT yöneticileri için teknik tavsiyeler ve dikkat edilmesi gereken noktalar:

• API Entegrasyonunu Optimize Edin: Eğer kendi yazılımınızı İYS API’ına bağlayacaksanız, entegratörün sağladığı API belgelerini dikkatlice inceleyin. API anahtarlarını güvenli şekilde saklayın, istek limitlerini yönetin ve hata kodlarını doğru biçimde kontrol edin.
  Örneğin, Makdos İYS API’si üzerinde saniyede belirli sayıda çağrı sınırı olabilir. Bu durumda yüksek hacimli işlemleri uygun şekilde kuyruğa alacak veya zamanlayarak gönderecek bir mekanizma kurun. Timeout ve tekrar deneme (retry) stratejilerini de uygulamayı ihmal etmeyin.
• Webhook ile Anlık Takip: İYS veya alıcı sisteminde değişiklik olabilir. Entegratörünüz destekliyorsa webhook kullanarak bu değişiklikleri anında alın. Örneğin, bir müşteri ret bildirimi yaptığında entegratör sizi bilgilendirir. Bunun için belirlediğiniz URL’ye POST isteği gönderir. Bu sayede sistemleriniz, entegratör panelini sürekli sorgulamadan da haberdar olabilir.
  Webhook’ları alırken güvenlik (örn. imza doğrulama, IP kısıtlama) önlemlerini alın ki sadece gerçek entegratör çağrılarını işleyin.
• Test ve Sandbox Ortamı: Entegratörden bir sandbox (test) ortamı varsa mutlaka talep edin. Test ortamı, gerçek İYS’ye bağlanmadan API çağrılarınızı ve entegrasyon mantığınızı denemenizi sağlar. Özellikle geliştirme aşamasında, yanlışlıkla gerçek verilere dokunmamak için bu çok faydalı olacaktır.
  Makdos, müşterilerine test amaçlı kullanacakları bir deneme ortamı sunarak geliştirme süreçlerini güvenli hale getirir. Testleri başarıyla geçtikten sonra canlı API anahtarlarınızı sisteminize tanımlayın.
• Veri Eş Zamanlılığını Sağlayın: CRM, ERP ve diğer veri tabanları ile İYS entegratörü arasında veri akışı olmalıdır. Sistemlerin senkron çalıştığından emin olun. Örneğin, CRM’de “izinli” görünen bir müşterinin entegratör panelinde de izinli olması gerekir.
  Periyodik olarak (günlük/haftalık) entegratörden bir durum raporu alarak kendi verilerinizle eşleştirin. Bu, arada kaçak olup olmadığını anlamanızı sağlar. Özellikle manuel dışa aktarma/aktarma işlemleri yaptıysanız, sonrasında konsistensi kontrol etmek önemlidir.
• Güvenlik Protokollerine Uyun: Entegrasyon yaparken HTTPS kullanımı zorunluluktur; bunu zaten entegratör API’ları sağlar. Bunun yanında, API erişim bilgilerinin sadece yetkili sunuculardan kullanılmasına dikkat edin.
  Örneğin, API anahtarınızı sadece sunucu tarafında tutup istemci tarafında (browser, mobile app vs) asla ifşa etmeyin. Eğer entegratör IP bazlı erişim kısıtlaması sunuyorsa, sadece kendi sunucu IP’lerinizden API’ye erişime izin verin. Loglarda hassas verileri maskelayın (ör. log tutarken e-posta adresini kısmen saklamak gibi) ve KVKK gereği fazla veriyi depolamamaya çalışın.
• Performans ve Hata İzleme: Entegrasyonunuz çalışmaya başladıktan sonra mutlaka bir izleme (monitoring) mekanizması kurun. API çağrılarınızın yanıt sürelerini, hata oranlarını takip edin. Örneğin, ardı ardına 5 hata alıyorsanız bir alarm üretip IT ekibine bildirim gitmesini sağlayın. Bu, olası problemleri (örn. entegratör tarafında bir servis kesintisi veya sizin sisteminizde bir ağ sorunu) hızlı fark etmenizi sağlar.
  Ayrıca, entegratör panelinde sunulan hata loglarını veya bildirimlerini düzenli kontrol edin. Makdos paneli, olası hata durumlarında kullanıcıyı bilgilendiren uyarılar sunar; bunları göz ardı etmeyin.
• Yetki ve Rol Yönetimi: Entegratör panelini birden fazla kişi kullanacaksa, roller ve yetki seviyeleri belirleyin. Örneğin, sadece yöneticiler veri indirebilsin, müşteri temsilcileri sadece görüntülesin gibi ayrımlar yapın. Eğer entegratörünüz rol yönetimini destekliyorsa bunu aktif kullanın, desteklemiyorsa dahili prosedürlerle disiplin sağlayın. Özellikle API anahtarı gibi kritik bilgileri şirket içinde kimin erişim sağlayacağını sınırlandırın.
• Versiyon Güncellemelerini Takip Edin: Entegratörünüz zamanla API’ında veya hizmetlerinde güncellemeler yapabilir. Bu güncellemeleri takip etmek IT yöneticilerinin sorumluluğudur.
  Makdos, müşterilerine önemli güncellemeleri e-posta ile duyurur ve dokümantasyonda değişiklikleri belirtir. Siz de entegrasyon dokümanlarını periyodik aralıklarla kontrol edin. Versiyon numaralarını yakından takip edin. v1’den v2’ye gibi majör geçişler için uygulamanızı önceden planlayın.
• Acil Durum Planı Oluşturun: Güvenilir bir entegratörle çalışsanız bile, beklenmedik durumlar için bir B planı hazırlayın. Örneğin, entegratör erişimi kesilirse (network problemi veya bakım gibi) o süre zarfında ileti gönderimini durdurun. Entegratör devre dışı kaldığında, müşterilere ait ileti izinlerini İYS’ye kendiniz aktaracak bir süreç planlayın. Bu en kötü senaryoların gerçekleşme olasılığı düşüktür ancak hazırlıklı olmak faydalı olacaktır.

Bu tavsiyeler, IT departmanınızın İYS entegrasyonunu sorunsuz bir şekilde yürütmesine yardımcı olacaktır. Teknik detaylara hakim olun ve süreci proaktif yönetin. Böylece İYS yükümlülüğünüz arka planda güvenle çalışır. Daha fazla teknik bilgi için “İYS API ve Teknik Entegrasyon: Geliştiriciler için Kısa Kılavuz” başlıklı yazımızı okuyun.

Sonuç

Sonuç olarak, bu yazıda İYS entegratör seçimi konusunda kapsamlı bir perspektif sunmaya çalıştık. Artık İYS entegratörünün ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve neden önemli olduğunu biliyorsunuz. Doğru entegratörü seçerken dikkate almanız gereken yasal, teknik ve operasyonel kriterlere de hakimsiniz.

Ayrıca sık yapılan hatalar ve bunların doğuracağı cezai riskler hakkında farkındalık kazandınız. KOBİ’ler ve IT yöneticileri için verdiğimiz pratik tavsiyelerle de kendi işletmenizde uygulanacak adımları öğrendiniz.

Unutmayın, ticari elektronik ileti yönetimi bir seferlik bir iş değil, süreklilik gerektiren bir süreçtir. Doğru entegratörle çalışmak, bu sürecin şirketiniz için adeta otomatik pilota alınması demektir. Bu sayede Ticaret Bakanlığı mevzuatına tam uyum sağlarsınız. Aynı zamanda müşterilere güven veren bir iletişim politikası yürütürsünüz.

Ne Yapmalısınız? Eğer halihazırda bir İYS entegratörünüz yoksa, vakit kaybetmeden kriterlerinizi belirleyip araştırmaya başlamalısınız. Yazımızda çizdiğimiz çerçeve, size bu konuda yol gösterecektir.

Makdos gibi güçlü bir teknik altyapıya sahip bir çözüm ortağıyla çalışmak süreci kolaylaştırır. Danışmanlık desteği de iş yükünüzü azaltır.

Ticari ileti izinlerinizi güvenli ve yasal şekilde yönetmek için İYS hizmetimize hemen başvurun. Aşağıdaki bağlantılardan doğrudan bizimle iletişime geçerek işletmenize en uygun İYS çözümü için ilk adımı atabilirsiniz.

İYS entegrasyon hizmetimizin detaylarını inceleyin, size özel çözüm ve fiyat teklifimizi alın.

👉 İYS Hizmeti sayfamız